Fiche Métier de Secrétaire Comptable

1. Que fait une Secrétaire Comptable : missions, tâches et fonctions

Il faut distinguer la secrétaire comptable, de l’aide comptable et de l’assistante comptable. Tout d’abord, rappelons que les métiers d’aide-comptable et d’assistante comptable sont les mêmes, les deux professionnels assistent le comptable sur ses tâches quotidiennes. Ils sont en mesure d’analyser et d’interpréter les chiffres. Ils ont généralement un diplôme de BTS ou de DUT et deviendront à leur tour comptable après une première expérience.

La secrétaire comptable, quant à elle, s’occupe de la comptabilité de base, mais également du secrétariat et de l’administratif. Elle devra suivre une formation de niveau BAC+2 si elle veut devenir comptable.

1.1 Quotidien de la secrétaire spécialisée comptabilité

Ses missions quotidiennes dépendent beaucoup de l’entreprise dans laquelle elle travaille. Dans certaines entreprises, la secrétaire comptable réalise autant de tâches qu’un comptable réalisera dans une autre structure. Mais dans tous les cas, ses missions vont du domaine de la comptabilité à l’administratif.

• Tâches comptables : 

Lorsqu’elle travaille avec un comptable, elle le décharge de la comptabilité de base. Lorsqu’il n’y a pas de comptable, dans les Très Petites Entreprises (TPE) par exemple, elle peut être la seule à s’occuper des tâches de comptabilité générale :

– éditer des devis,
– saisir des factures,
– enregistrer les mouvements comptables, d’entrées et de sorties d’argent,
– suivre les règlements des clients et rapprochement avec les factures (lettrage),
– relancer les factures impayées,
– régler les factures aux fournisseurs,
– faire le rapprochement bancaire entre les paiements et les factures des clients,
– suivre la trésorerie,
– préparer les salaires,
– remplir les déclarations fiscales (TVA, déclaration sociale des indépendants, etc.),
– effectuer les travaux préparatoires du bilan annuel de l’entreprise.

• Tâches administratives et de secrétariat :

Dans les PME et TPE, elle s’occupe généralement de l’ensemble des tâches administratives :

– accueil des visiteurs et de la clientèle,
– gestion des appels téléphoniques,
– prise de rendez-vous,
– réception, distribution et envoi du courrier,
– organisation des réunions,
– suivi des stocks et commande de fournitures,
– classement et archivage de documents,
– préparation des supports de réunions : présentation des chiffres, compte rendu, etc.,
– gestion du fichier client,
– gestion des notes de frais,
– organisation des déplacements.

Dans les moyennes et grandes entreprises, si elle assiste un chef comptable ou un directeur financier, elle s’occupe uniquement des tâches administratives et du secrétariat le concernant.

Dans la fonction publique, elle peut occuper des postes d’agent administratif en charge de la comptabilité. Les tâches sont assez similaires à celles réalisées en entreprise, même s’il n’y a pas de clients et de paiement client.

Elle peut aussi occuper un poste de secrétaire de mairie dans une collectivité locale. En plus des tâches administratives, de secrétariat et de petite comptabilité de la mairie, elle suit et met en œuvre les décisions du conseil municipal, gère les ressources humaines et s’assure du respect du budget.

Même si la majorité des secrétaires comptables sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.

1.2 Tenue et équipement

La tenue d’une secrétaire comptable dépend du code vestimentaire de l’entreprise ou du cabinet pour lequel elle travaille. Dans les entreprises où elle est responsable d’accueillir les clients, elle se doit d’avoir une tenue irréprochable, qu’elle soit en tailleur ou en tenue de ville.

Son équipement se résume à un téléphone et à un ordinateur, grâce auxquels la secrétaire comptable peut effectuer toutes ses tâches. Sur son ordinateur, elle a notamment accès aux logiciels de comptabilité et de facturation, à sa boite mail d’entreprise, à un tableur et à un logiciel de traitement de textes, qui lui sont indispensables au quotidien.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

Avant tout, une secrétaire comptable est polyvalente, elle doit pouvoir exécuter des tâches administratives et comptables variées. Pour y parvenir, elle doit savoir déterminer et gérer les urgences et les priorités.

Elle doit être rigoureuse et organisée pour jongler entre ces différentes tâches sans commettre d’erreurs.

Elle doit maîtriser les outils informatiques, en particulier les tableurs (Excel), les traitements de texte (Word), les logiciels de paie et de comptabilité (Sage ou Ciel par exemple).

Il est attendu de la secrétaire comptable qu’elle fasse preuve de discrétion, car elle a accès à des informations sensibles de son entreprise.

Enfin, la maîtrise de l’anglais est un véritable atout pour celles qui souhaitent travailler dans une entreprise internationale.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

Le métier de secrétaire comptable offre de nombreux débouchés dans les petites et moyennes entreprises et les cabinets d’expert-comptable.

Comme elle est polyvalente et peut réaliser les opérations de comptabilité de base en plus du secrétariat et de l’administratif, elle est très utile aux petites entreprises. Elle est souvent le bras droit du dirigeant, le déchargeant d’une multitude de tâches. C’est également le cas lorsqu’elle assiste le maire d’une collectivité.

Il n’est pas rare de voir des offres d’emploi à temps partiel ou à 80%. Le niveau d’étude exigé varie selon les annonces, mais beaucoup demandent au minimum un BAC Pro voir un BTS (Voir Partie 3).

Pour travailler dans la fonction publique territoriale, elle doit passer le concours des Adjoints Administratifs Territoriaux (AAT). A noter qu’elle peut aussi être recrutée directement (sans concours) mais elle intégrera un grade et un salaire inférieur.

Pour être recrutée en tant que secrétaire de mairie, elle doit passer le concours d’attaché territorial si elle a un niveau licence ou, le concours de rédacteur territorial, si elle a un niveau baccalauréat.

La réussite aux concours de la fonction publique territoriale ne donne pas directement accès à un emploi. Les lauréats sont inscrits sur une liste d’aptitude nationale, ce qui leur permet de postuler aux offres d’emploi des collectivités partout en France. L’inscription est valable 2 ans.

A noter : il est aussi possible d’intégrer la fonction publique hospitalière en tant qu’adjoint administratif.

La secrétaire comptable a donc la possibilité de travailler dans :

• une Très Petite Entreprise (TPE),
• une Petite et Moyenne Entreprise (PME),
• un cabinet d’expertise comptable,
• une association,
• une collectivité locale.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

Qu’elle travaille au sein d’un cabinet d’expert-comptable ou d’une entreprise, une secrétaire comptable a des horaires de bureau. Selon les structures, elle travaille de 8h/9h à 17h/19h.

Elle peut être amenée à faire des heures supplémentaires pendant les périodes d’activité fortes : bilan comptable de fin d’année, période de déclaration fiscale, gestion des salaires en fin de mois, etc.

Ses horaires et ses conditions de travail varient également en fonction de la personne qu’elle assiste (chef comptable, DAF, maire, etc.) et de ses exigences. Elle peut être soumise à un niveau de stress élevé, surtout vu le nombre de tâches avec lesquelles elle doit jongler toute la journée.

2. Quel est le salaire d’une Secrétaire Comptable, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne une secrétaire spécialisée comptabilité, rémunération, primes

2.1.1 Rémunération dans le privé

Dans le privé, le salaire d’une secrétaire comptable débutant est d’environ 1.800€ brut par mois. Après plusieurs années d’expérience, son salaire peut atteindre les 2.500€ brut par mois. Le salaire moyen de la profession se situe aux alentours de 2.100€ brut par mois.

Les salaires varient en fonction de l’entreprise et de la région. Les postes dans les grandes villes sont les mieux payés. Le niveau d’études influence également le niveau de rémunération.

2.1.2 Rémunération dans la fonction publique territoriale

Dans la fonction publique territoriale, la secrétaire comptable fait généralement partie du cadre d’emploi « Adjoint Administratif Territorial » (catégorie C).

Elle est rémunérée en fonction de la grille indiciaire de ce cadre d’emploi et selon son grade et son échelon :

• Grade d’Adjoint Administratif : elle gagne entre 1.751€ (échelon 1) et 1.853€ brut par mois (échelon 11). Les AAT recrutées sans concours accèdent à ce grade.

• Grade d’Adjoint Administratif Principal de 2e classe : elle est rémunérée entre 1.751€ brut (échelon 1) et 2.037€ brut par mois (échelon 12). Les AAT ayant passé le concours sont recrutées à ce grade.

• Grade d’Adjoint Administratif Principal de 1ère classe : elle est rémunérée entre 1.751€ (échelon 1) brut et 2.294€ (échelon 10). Ce grade n’est accessible que par avancement de carrière.

Les secrétaires de mairie, quant à elles, ont leur propre cadre d’emploi. Elles sont rémunérées entre 1.869€ brut par mois au premier échelon de leur grade, et 2.900€ brut par mois au dernier échelon.

En plus de son salaire, la secrétaire comptable fonctionnaire touche un certain nombre de primes et d’indemnités. Elles dépendent majoritairement de la politique indemnitaire de la collectivité pour laquelle elle travaille.

2.2 Évolution professionnelle

Elle peut évoluer dans ses 2 domaines d’expertise : la comptabilité ou le secrétariat / l’administratif.

Si elle souhaite évoluer vers des postes d’aide ou d’assistante comptable et éventuellement de comptable, elle devra compléter ses études. Il arrive parfois qu’elle ait acquis suffisamment d’expérience dans une petite entreprise (dans laquelle elle a réalisé toutes les tâches d’un comptable) pour évoluer en interne au poste d’aide-comptable et de comptable.

Autrement, elle devra obtenir un BTS Comptabilité et Gestion des Organisations (CGO), un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ou un Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG) pour devenir comptable.

Si elle préfère évoluer dans la filière secrétariat et administrative, elle peut se diriger vers des postes d’assistante de direction ou d’assistante financière.

Dans la fonction publique, elle peut gravir les échelons et les grades. Elle gravit les échelons en fonction de son ancienneté, et les grades par demande d’avancement.

Elle peut également décider de passer des concours internes pour évoluer vers d’autres filières de la fonction publique.

3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Secrétaire Comptable

Le niveau exigé pour occuper un poste de secrétaire comptable est de plus en plus élevé. Il y a quelques années un BEP ou un Bac pro aurait pu suffire. Il est encore possible de trouver un emploi avec ces diplômes, mais dans ce cas, une précédente expérience professionnelle est demandée. Ces postes sont souvent dans de très petites entreprises, ou à un salaire bas.

Beaucoup d’entreprises aujourd’hui recherchent des BTS dans le domaine de la gestion, de la comptabilité ou de l’assistanat.

Deux des formations les plus suivies sont le BAC Pro Gestion Administration (GA) et le BTS Gestion de la PME. Mais il est également possible de suivre un BAC technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG), un titre professionnel Secrétaire comptable (niveau Bac) ou un BTS support à l’action managériale (ancien BTS assistant de manager).

3.1 Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration (BAC Pro GA)

Ce baccalauréat remplace le BAC Pro Secrétariat et le BAC Pro Comptabilité. Il forme à la gestion administrative, à la comptabilité et au secrétariat d’entreprises de petite et moyenne taille, d’associations, d’administrations ou de collectivités locales. C’est un des Bac pro qui attire et accueille le plus de candidats tous domaines confondus.

Il se prépare en 3 ans directement après la 3ème en lycée privé ou public. Il est possible de le suivre en apprentissage. Dans ce cas, l’élève alterne entre les cours et le travail en entreprise. Autrement, en formation continue, il doit réaliser 22 semaines de stage.

L’élève suit deux types d’enseignements, des matières générales (français, histoire-géographie, mathématiques, etc.) et des enseignements professionnels sous forme de 4 pôles d’enseignements :

• gestion administrative des relations externes,
• gestion administrative des relations avec le personnel,
• gestion administrative interne,
• gestion administrative des projets.

Ces enseignements sont validés par un contrôle continu et des examens finaux.

L’insertion professionnelle après ce BAC n’est pas toujours facile. Le diplôme prépare à plusieurs métiers (assistant et secrétaire administratif, agent de gestion administrative, assistant de gestion, gestionnaire commercial, etc.) mais de manière trop générale.

Afin de mettre toutes les chances de son côté, il est conseillé de suivre un BTS Gestion de PME ou encore mieux, un BTS Comptabilité et Gestion des Organisations (CGO).

3.2  BTS Gestion de la PME

Anciennement BTS Assistant de Gestion PME-PMI, ce BTS est accessible à tous les bacheliers. Mais il est principalement suivi après un BAC Pro ou un BAC STMG. L’accès se fait sur dossier ou sur entretien. Il est accessible en alternance. Dans ce cas, il est rémunéré pendant toute sa formation.

Pendant 2 ans, l’élève suit des enseignements généraux et professionnels :

• culture générale et expression,
• langue vivante étrangère,
• culture économique, juridique et managériale,
• gestion de la relation client et fournisseur de la PME,
• participation à la gestion des risques de la PME,
• gestion du personnel et contribution à la gestion des ressources humaines de la PME,
• soutien au fonctionnement et au développement de la PME.

Ce BTS prépare au métier de collaborateur du dirigeant, pas exclusivement au métier de secrétaire comptable. Le lauréat sera en mesure de gérer l’administratif, la comptabilité (facturation, paie, etc.) qui n’est pas gérée par un cabinet externe, le suivi commercial et l’organisation de la PME.

Si la secrétaire comptable souhaite évoluer vers la comptabilité pure à un moment de sa carrière, il lui est conseillé d’intégrer le BTS Comptabilité et Gestion des Organisations (CGO). Elle pourra ainsi commencer rapidement en tant que secrétaire ou assistant comptable, et évoluer vers des postes de comptable au fur et à mesure de votre carrière.

Avec ce BTS, il est aussi possible de poursuivre ses études facilement vers le cursus officiel de comptabilité pour accéder à des postes à hautes responsabilités (chef comptable, contrôleur de gestion, etc.).