Fiche Métier de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES)

Un, ou une, Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES), est chargé des tâches d’organisation interne et de la gestion administrative des affaires courantes au sein du ministère de l’Éducation Nationale. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir SAENES.

SAENES

Synonymes et métiers associés : adjointe administrative, assistant de gestion administrative, assistant de gestion, assistante de direction, secrétaire administratif de la police nationale, office manager, secrétaire administrative, rédacteur territorial, secrétaire dans la comptabilité, assistante RH.
Niveau d’étude ou diplôme nécessaire : niveau BAC pour le 1er garde et BAC+2 pour le 2ème grade.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : 1.607€ brut par mois + primes au 1er grade, 1.668€ + primes au 2ème grade.
Statut : fonctionnaire ou agent contractuel de la fonction publique.
Limite d’âge pour le recrutement : 18 ans au minimum.

1. Que fait un SAENES : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’un SAENES, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir SAENES

1. Que fait un SAENES : missions, tâches et fonctions

Le secrétaire prend en charge les dimensions administratives des activités de gestion des établissements publics de l’Éducation Nationale. Il peut donc occuper des postes variés et avoir des fonctions très diverses : gestion administrative d’un service financier, de comptabilité, de communication, de gestion du personnel, du juridique, de l’aide sociale et médicale, etc. Il assiste également les responsables de son service.

1.1 Quotidien d’un Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale
1.2 Tenue et équipement
1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires
1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
1.5 Horaires, conditions et temps de travail

1.1 Quotidien d’un Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur

Les tâches quotidiennes dépendent du type de structure et du service auquel le secrétaire est affecté. Les missions sont tellement différentes qu’il est impossible d’en faire la liste complète.

Elles peuvent aller du suivi de la comptabilité fournisseur et budgétaire (fiches de paie, suivi des factures, demande de subventions, etc.), à la gestion de carrière (rédaction des convocations et des comptes rendus disciplinaires, suivi administratif des mutations et des changements de grade, suivi administratif du plan de formation et organisation des stages).

La gestion administrative des sorties scolaires, le suivi des chantiers, la gestion de la restauration scolaire, la gestion de l’hygiène et de la sécurité font aussi partie des missions possibles des SAENES affectés au service d’intendance d’un établissement scolaire.

Ils peuvent également gérer le secrétariat d’une direction. C’est le cas d’un chef de cabinet d’un inspecteur d’académie par exemple. Il s’occupe de gérer le planning, les réunions, de filtrer les appels téléphoniques, de diffuser des informations et de la communication avec la presse.

On peut toutefois déterminer que les domaines de responsabilités les plus courants sont :

  • la gestion des ressources humaines,
  • la logistique,
  • les finances,
  • la comptabilité.

1.2 Tenue et équipement

Il n’existe pas de tenue particulière pour occuper ce poste. Le secrétaire doit adapter sa tenue en fonction des usages de l’établissement et du service dans lequel il travaille : une tenue de ville pour un secrétaire au collège ou un costume / tailleur pour un assistant de direction à l’administration centrale par exemple.

Il utilise principalement des outils informatiques (traitement de texte, logiciel, gestionnaire d’e-mails, etc.) et de communication pour accomplir la majorité de ses tâches quotidiennes.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

Pour être secrétaire administratif, il est nécessaire d’être très organisé, polyvalent et rigoureux. Il doit s’occuper de nombreuses tâches. Ces qualités lui permettront de maîtriser de sa charge de travail. La plupart de ses tâches demandent une aisance rédactionnelle et un esprit de synthèse.

Il doit avoir de bonnes connaissances administratives et juridiques. Il devra aussi connaître les métiers pour lesquels il assure le support administratif (comptabilité, ressources humaines, aide sociale).

Enfin, il doit maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique. Certains postes demandent l’utilisation de logiciels et d’outils de communication quotidiennement.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

Pour devenir SAENES, les candidats doivent passer le concours commun des « Secrétaires administratifs de l’État ». Ce concours, organisé par l’Éducation Nationale, permet de recruter les secrétaires de tous les ministères (Intérieur, Affaires Étrangères, Agriculture, etc.). Le candidat doit indiquer sa préférence pour l’Éducation Nationale lors de son inscription au concours.

Le métier recrute régulièrement (une session chaque année), mais les places sont limitées. En 2019, 447 places sont été ouvertes au sein du ministère de l’Éducation nationale.

Le concours est organisé par les rectorats d’académie dans chaque région. Le candidat qui réussi le concours sera embauché dans l’un des établissements publics du ministère dans la région où il a passé le concours :

  • Directions académiques : rectorat, inspection académique, secrétariat de circonscription, Centre d’Information et d’Orientation (CIO), etc.,
  • Établissement Public Local d’Enseignement (EPLE) : lycée, collège, établissements régionaux d’enseignement adapté, etc.,(comptabilité, ressources humaines, aide sociale)
  • Agence comptable rattachée à plusieurs collèges,
  • Université,
  • etc.

A noter : si le candidat souhaite travailler à l’administration centrale du ministère de l’Éducation Nationale ou dans un service déconcentré en Île-de-France, il doit s’inscrire auprès du Service Interacadémique des Examens et Concours d’Île-de-France (SIEC) pour passer le concours de l’académie de Paris.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

Le contrat d’un SAENES à temps complet est rédigé sur la base de 1607 heures par an. Il travaille en moyenne 35 heures par semaine et bénéficie de 45 jours de congés annuels, soit 20 jours de plus que la normale.

Les horaires dépendent du service, mais sont généralement réguliers : de 8h/9h à 17 h/18 h du lundi au vendredi.

Les conditions de travail dépendent en partie des moyens dont dispose le service. Le travail en université peut être plus intéressant, car les services ont plus de moyens, mais sont plus lourds administrativement. Les petites structures ont moins de budget, mais les secrétaires subissent moins le poids des procédures et des lenteurs administratives.

Secrétaire administratif de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur

2. Quel est le salaire d’un SAENES, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne un SAENES, rémunération, primes
2.2 Évolution professionnelle d’un SAENES

2.1 Combien gagne un SAENES, rémunération, primes

Les secrétaires administratifs sont rémunérés selon une grille indiciaire définie par décret. Leur salaire de base évolue selon l’échelon et le grade qu’ils occupent :

  • de 1.607€ (1er échelon) à 2.357€ brut par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe normale,
  • de 1.668€ (1er échelon) à 2.502€ brut par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe supérieure,
  • de 1.836€ (1er échelon) à 2.750€ brut par mois (11ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe exceptionnelle.

Comme tous les fonctionnaires, le secrétaire touche des primes et des indemnités diverses qui augmentent son salaire de base.

Tout d’abord, il perçoit des primes selon sa situation familiale (Supplément de Traitement Familial) et le nombre d’enfants à sa charge (Indemnité de Résidence).

Suite à la réforme du régime indemnitaire de la fonction publique (RIFSEEP), il reçoit également l’Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d’Expertise (IFSE), calculée en fonction de plusieurs critères liés aux fonctions de l’agent.

Enfin, il pourra également toucher le Complément Indemnitaire Annuel (CIA). Cette prime, contrairement aux autres, est facultative. Elle dépend de la qualité de travail du SAENES.

2.2 Évolution professionnelle d’un SAENES

Les possibilités d’évolution d’un SAENES sont nombreuses. Il peut tout d’abord gravir les échelons de son grade un par un. Le passage à un échelon supérieur se fait automatiquement au bout de 1 à 4 ans.

S’il souhaite monter en grade, passer de la classe normale à la classe supérieure ou à la classe exceptionnelle, le secrétaire peut utiliser deux types de dispositifs :

  • une demande d’avancement au choix : s’il a atteint l’ancienneté requise (en échelon et en nombre d’années de service effectif). Une commission évalue sa demande et l’inscrit sur le tableau d’avancement en fonction de son mérite. Si son rang lui permet de faire partie du taux de promotion voté cette année-là, il est intégré au grade supérieur.
  • S’il n’a pas acquis l’ancienneté requise, il peut passer un examen professionnel pour être inscrit sur le tableau d’avancement.

Pour accéder au corps d’emplois immédiatement supérieur, celui d’Attaché d’administration, le secrétaire peut passer un concours interne.

Toutes ces évolutions s’accompagnent d’une augmentation de salaire. Elle est minime entre 2 échelons, mais devient significative entre 2 grades ou 2 corps d’emploi.

Si le secrétaire souhaite simplement faire varier ses missions, il peut demander à être muté dans un nouveau service. Dans ce cas, il peut rester au sein de l’Éducation Nationale ou partir dans un autre ministère, le concours qu’il a passé étant commun à tous les ministères de l’État.

Secrétaire administrative de l'éducation nationale

3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir SAENES

Pour devenir secrétaire administratif de l’Éducation Nationale, il est nécessaire de réussir un des concours de Secrétaire Administratif de l’État : le concours interne, externe et le 3ème concours. Ces 3 types concours existent pour intégrer le 1er grade (classe normale), et le 2ème grade (classe supérieure).

Chaque académie organise ses concours et décide du type de concours qu’elle souhaite ouvrir. Il se peut donc que votre région n’organise qu’un concours interne ou qu’un concours externe l’année où vous souhaitez passer le concours.

Pour mettre toutes les chances de son côté, il est conseillé de suivre un BAC Pro Gestion-Administration (GA) et un BTS Gestion de la PME avant de se présenter aux concours. Le BTS est particulièrement intéressant si le candidat souhaite intégrer directement le grade de secrétaire de classe supérieure.

3.1 Conditions d’accès aux Concours
3.2 Épreuves du Concours de Secrétaire Administratif
3.3 Formation et Titularisation d’un SAENES

3.1 Conditions d’accès aux Concours

Toutes les personnes qui souhaitent rejoindre la fonction publique doivent tout d’abord s’assurer qu’ils respectent les conditions communes d’accès :

  • être de nationalité française ou ressortissant d’un pays membre de l’Union Européenne,
  • jouir de ses droits civiques et avoir un casier judiciaire vierge de condamnation incompatible avec l’exercice du métier visé,
  • être à jour vis-à-vis du service national,
  • être jugé apte physiquement pour le métier visé.

Ensuite, chaque concours a des conditions spécifiques :

  • les candidats aux concours externes doivent détenir un diplôme de niveau IV (BAC) pour viser le 1er grade ou un diplôme de niveau V (BTS, DUT, BAC+2, etc.) pour intégrer le 2ème grade,
  • les candidats aux concours internes doivent être fonctionnaires, militaires ou agents contractuels dans une organisation internationale ou intergouvernementale et justifier d’au moins 4 ans de service effectif,
  • les candidats du 3ème concours doivent justifier de 4 années d’activité professionnelle dans les domaines de la gestion administrative, financière ou comptable ou de la gestion des ressources humaines. Les candidats pouvant justifier de 4 années de mandat en tant que membre d’une assemblée élue d’une collectivité territoriale, ou en tant que responsable d’une association (bénévole inclus) sont aussi éligibles à ce concours.

3.2 Épreuves du Concours de Secrétaire Administratif

Les épreuves varient selon le type de concours et le grade visé. Le 3ème concours n’a pas d’épreuve d’admissibilité, seulement une épreuve d’admission.

3.2.1 Épreuves du concours de Secrétaire Administratif de classe normale

  • Épreuves d’admissibilité du Concours Externe :

– Cas pratique avec une mise en situation (3h – coefficient 3) : le candidat a à sa disposition un dossier documentaire d’une vingtaine de pages pouvant comporter des données et des graphiques comptables, financiers, commerciaux, statistiques ou administratifs. Il doit répondre à plusieurs questions sur la problématique relevée dans le dossier.

– Réponses courtes à 6-9 questions (3h – coefficient 2) : le candidat doit rédiger des réponses courtes à plusieurs questions en se basant sur un dossier documentaire.

Une partie de ces questions porte sur un domaine choisi à l’inscription :

  • la gestion des ressources humaines dans les organisations,
  • la comptabilité et la finance,
  • les problèmes économiques et sociaux,
  • les enjeux de la France contemporaine et de l’Union européenne.

Les autres questions, communes à tous les candidats, portent sur les connaissances générales des politiques publiques et cherchent à apprécier les capacités de raisonnement du candidat.

  • Épreuve d’admissibilité du Concours Interne :

– Cas pratique avec une mise en situation (3h – coefficient 3) : le candidat prend connaissance d’un dossier dans lequel est exposé un cas pratique avec une problématique relative aux politiques publiques. Il doit répondre à des questions sur la problématique présentée.

  • Épreuves d’admission du Concours Externe :

– Entretien avec un jury (25 mn de préparation — 25 mn d’entretien — coefficient 4) : le candidat doit d’abord répondre à une ou deux questions à partir d’un texte court. Le texte porte sur un sujet de société lié au rôle des administrations ou aux politiques publiques. Ensuite, il échange avec le jury. Cette épreuve sert à apprécier la motivation et le potentiel du candidat.

  • Épreuve d’admission du Concours Interne et 3ème Concours :

– Entretien avec un jury (25 min – coefficient 4) : le candidat commence l’entretien par un exposé de son parcours professionnel. À partir de cet exposé, le jury lui pose des questions sur des points qu’il souhaite clarifier ou des questions relatives aux connaissances administratives propres à l’administration, la collectivité ou l’établissement dans lequel il exerce (candidat interne).

Pour cet entretien, le jury se base sur le dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP) rendu par le candidat à l’inscription. C’est l’unique épreuve du 3ème concours.

3.2.2 Épreuves du concours de Secrétaire Administratif de classe supérieure

  • Épreuves d’admissibilité des Concours Externe et Interne :

– Cas pratique avec une mise en situation (3h – coefficient 2) : à partir d’un dossier composé de données et de graphiques comptables, financiers, commerciaux, statistiques et administratifs, le candidat doit répondre à plusieurs questions. Le dossier fait maximum 25 pages. l’épreuve est commune au concours interne et externe.

– Répondre à une série de 6 à 8 questions ou d’exercices courts (3h – coefficient 2) : cette 2ème épreuve concerne uniquement le concours externe. Le candidat doit rédiger des réponses courtes à plusieurs questions à partir d’un dossier documentaire sur un thème choisi à l’inscription :

la gestion des ressources humaines dans les organisations,
la comptabilité et la finance,
le droit public et les questions européennes,
l’économie et les questions européennes.

  • Épreuve d’admission du Concours Externe :

– Entretien avec un jury (25 min de préparation — 20 min d’entretien — coefficient 3) : à partir d’un texte court sur un sujet de société, le candidat répond à 1 ou 2 questions. S’en suit un échange avec le jury.

  • Épreuve d’admission des Concours Interne et du 3ème Concours :

– Entretien avec un jury (25 minutes – coefficient 3 pour le concours interne, coefficient 1 pour le 3ème concours) : l’entretien débute par un exposé de 10 minutes du candidat sur son expérience professionnelle. Le jury utilise le dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP), rempli par le candidat lors de l’inscription au concours, pour diriger la suite de l’entretien. Il cherche à évaluer les acquis de l’expérience professionnelle du candidat.

3.3 Formation et Titularisation d’un SAENES

Le lauréat est nommé fonctionnaire stagiaire à l’essai pendant 1 an. Selon son classement au concours, il pourra choisir le service de sa première affectation dans le ministère choisi à l’inscription.

Une fois affecté, il suit quelques stages de formation sur le terrain, mais il n’existe pas de formation théorique en école.

Après cette première année, le secrétaire administratif stagiaire est titularisé au 1er  échelon du grade de secrétaire de classe normale ou de classe supérieure selon le concours qu’il a passé.