Fiche Métier d’Adjoint Administratif

Un adjoint administratif est chargé des tâches administratives, du secrétariat, de l’accueil et de la comptabilité dans les trois fonctions publiques : d’État, hospitalière et territoriale. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir adjoint administratif.

Adjoint administratif

Synonymes et métiers associés : Adjoint Administratif Hospitalier (AAH), Adjoint Administratif de l’État, Adjoint Administratif Territorial (AAT), secrétaire administratif, secrétaire administratif de la police nationale, rédacteur territorial, SAENES.
Niveau d’étude ou diplôme minimum : aucun si recrutement direct, CAP-BEP / Brevet des collègues pour le concours territorial.
Études en alternance : non.
Salaire débutant : 1.527€ brut par mois + primes.
Statut : fonctionnaire ou agent contractuel de la fonction publique.
Limite d’âge pour le recrutement : 18 ans au minimum.

1. Que fait un Adjoint Administratif : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’un Adjoint Administratif, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Adjoint Administratif

1. Que fait un Adjoint Administratif : missions, tâches et fonctions

Le terme « Adjoint administratif » ne désigne pas un métier mais correspond à un ensemble d’emplois de nature similaire. Cet ensemble est appelé « corps d’emploi » dans la fonction publique d’État et hospitalière et « cadre d’emploi » dans la fonction publique territoriale.

Le corps / cadre d’emplois des adjoints administratifs fait partie de la filière administrative. Tous les postes d’adjoint sont des emplois d’exécution de catégorie C. Ils peuvent être exercés dans des services différents (comptabilité, ressources humaines, billetterie, logistique, etc.) mais auront en commun la gestion administrative au sein de ces services.

Dans la fonction publique territoriale, ils travaillent sous la responsabilité d’un rédacteur ou d’un attaché territorial.

En milieu hospitalier, ils sont encadrés par des adjoints de cadre hospitalier et au sein de la fonction publique d’État, leur supérieur hiérarchique est souvent un secrétaire administratif.

Liste des métiers possibles pour un adjoint administratif :

  • Fonction publique Hospitalière : standardiste, chargé des admissions, chargé des frais de séjour, gestionnaire administratif du personnel, chargé de paie, facturière, gestionnaire des achats, etc.
  • Fonction Publique d’État : chargé d’accueil et de contrôle des billets en musée, adjoint administratif de la police nationale, agent d’accueil et d’admission des étudiants au Crous, dactylographe, chargé d’inventaires, vérificateur de dossier des visas en ambassade, etc.

1.1 Quotidien d’un Adjoint Administratif

Le quotidien d’un adjoint varie suivant la fonction publique, l’établissement et le service dans lequel il travaille. Mais ses tâches couvrent généralement les domaines suivants :

  • Gestion administrative et secrétariat :

– accueil physique (client, patient, contribuable),
– gestion des appels téléphoniques,
– prise de rendez-vous, gestion de l’agenda d’un service ou d’une personne,
– gestion du courrier administratif,
– prise de note et retranscription,
– rédaction de courriers, de compte-rendu,
– recherche d’informations,
– tri et archivage de documents.

  • Gestion comptable et logistique :

– tenue d’une caisse ou d’une billetterie,
– édition et suivi de factures, suivi du paiement, relance des impayés,
– aide à la préparation d’un budget,
– suivi des achats : inventaire du stock et commande de matériel.

  • Gestion des ressources humaines :

gestion de la paie, des dossiers sociaux des employés,
– gestion des absences : congé payé, arrêt maladie, RTT,
– organisation d’un événement culturel ou sportif,
– organisation des formations du personnel,
– gestion des dossiers avec les organismes extérieurs (sécurité sociale, mutuelles, URSSAF, etc.).

Certains adjoints ont des missions spécialisées, comme dans les métiers de la sécurité que peuvent exercer les agents administratifs territoriaux (ASVP, opérateur de vidéo-protection), ou la gestion administrative d’une blanchisserie en milieu hospitalier.

Même si la majorité des adjoints administratifs sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.

1.2 Tenue et équipement

Généralement, il n’existe pas de tenue particulière pour exercer en tant qu’adjoint administratif. Il travaille la plupart du temps en tenue de ville. Mais selon le niveau de responsabilité ou d’exposition (contact avec le public, avec la presse, accueil d’élus ou de hauts fonctionnaires), il peut lui être demandé de porter un costume ou un tailleur.

Certains métiers demandent même un uniforme spécifique comme par exemple le métier d’ASVP.

Contrairement au personnel médical, le personnel administratif n’est pas obligé de porter une blouse blanche à l’hôpital.

L’adjoint effectue la majorité de ses tâches à son bureau à l’aide d’outils informatiques de communication et de rédaction et de logiciels métiers (comptabilité, ressources humaines, système de caisse, logiciel de documentation, etc.).

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

L’adjoint administratif doit être organisé et polyvalent pour parvenir à jongler avec toutes les tâches qui lui sont confiées.

Il doit maîtriser l’orthographe, l’écriture et parfois la sténodactylographie, car il rédige ou retranscrit quotidiennement des courriers, des comptes-rendus et des présentations.

Il est particulièrement rigoureux et consciencieux quand il est responsable d’une partie de la comptabilité. Dans ce domaine, il est nécessaire de savoir rester concentré même quand les tâches sont répétitives. Avoir le sens du détail permet d’éviter de laisser passer des erreurs.

Une aisance relationnelle est indispensable, car l’adjoint administratif est en contact régulier avec le public, les autres services et des organismes extérieurs. Savoir travailler avec les autres lui facilitera son quotidien.

Et enfin, il doit être à l’aise avec les outils bureautiques, internet et les outils de communication qui lui permettront d’être efficace.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

Le marché du travail pour les adjoints administratifs est favorable. Ils représentent le plus gros effectif des 3 fonctions publiques.

Le recrutement se fait une fois par an par le biais de différents concours, mais il est également possible, dans certains cas, d’être recruté tout au long de l’année sans concours pour répondre aux besoins des services (voir partie 3).

Les adjoints administratifs peuvent être recrutés dans des structures très variées :

  • dans la fonction publique territoriale, il travaille pour une collectivité (ville, région, structure intercommunale) et au sein de ses établissements publics : mairie, bureaux du conseil régional, bibliothèque, piscine municipale, centre social, police municipale, service administratif funéraire, etc.
  • dans la fonction publique hospitalière, il exerce ses fonctions au sein d’établissements de santé (hôpital, maison de retraite, centre pour les handicapés, etc.) parmi différents services : service d’admission des patients, de facturation, ressources humaines, restauration collective, etc.
  • dans la fonction publique d’État, il est affecté aux différents ministères (Culture, Éducation nationale, Affaires étrangères, Justice, etc.). Il travaille au sein des administrations centrales (bureaux principaux) de ces ministères ou dans leurs services déconcentrés : ambassade pour les Affaires étrangères, commissariat ou préfecture pour l’Intérieur, université pour l’Éducation, etc.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

Les horaires de travail de l’adjoint varient en fonction du poste qu’il occupe. Une grande majorité a des horaires de bureau réguliers. Ils sont recrutés à temps plein (35 heures) et travaillent du lundi au vendredi, généralement de 8h/9h à 17h/18h.

Quelques emplois spécifiques (bibliothécaire, agent d’accueil, ASVP) travaillent parfois le samedi.

Les conditions de travail sont généralement convenables, mais les lourdeurs administratives, le caractère répétitif des tâches et le manque de moyens peuvent rendre le travail frustrant.

Adjoint administratif de la fonction publique

2. Quel est le salaire d’un Adjoint Administratif, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne un adjoint administratif, rémunération, primes

Quelle que soit la fonction publique, le cadre d’emplois d’adjoint administratif est composé de 3 grades, chacun composé de 11, 12 et 10 échelons.

Le niveau de salaire, appelé « traitement », est déterminé en fonction de la position de l’agent dans cette hiérarchie :

  • l’Adjoint Administratif (1er grade) est rémunéré entre 1.527€ au 1er échelon et 1.719€ brut par mois au 11ème échelon,
  • l’Adjoint administratif principal de 2ème classe (2ème grade) perçoit de 1.537€ au 1er échelon à 1.958€ au 12ème échelon,
  • l’Adjoint administratif principal de 1ère classe (3ème grade) gagne entre 1.640€ au 1er échelon et 2.183€ au 10ème échelon.

Les adjoints administratifs touchent également des primes et des indemnités. Certaines sont communes à tous les fonctionnaires :

  • l’Indemnité de Résidence (IR) : versée tous les mois en fonction du lieux d’habitation. Elle compense les différences de coût de vie entre les différentes villes,
  • le Supplément de Traitement Familial (STF) : cette indemnité est destinée aux adjoints ayant des enfants à leur charge,
  • la Garantie Individuelle du Pouvoir d’Achat (GIPA) : cette indemnité est calculée tous les 4 ans en fonction de la perte du pouvoir d’achat de l’adjoint. C’est le cas lorsque les grilles de salaires n’ont pas été revues à la hausse ou trop peu pour compenser l’augmentation des prix de la consommation (inflation).

Puis, en fonction de la fonction publique pour laquelle il travaille, il peut recevoir d’autres primes.

Dans la plupart des cas, c’est le nouveau régime indemnitaire de la fonction publique (RIFSEEP), composé de 2 primes, qui s’applique :

  • l’Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d’Expertise (IFSE) : elle est calculée annuellement en fonction de plusieurs critères (expertise, fonction exercée, etc.), mais versée tous les mois,
  • le Complément Indemnitaire Annuel (CIA) : cette prime est facultative, elle prend en compte le niveau d’investissement personnel de chaque fonctionnaire.

En plus du RIFSEEP, l’agent peut recevoir des primes de compensation :

  • les indemnités liées aux heures supplémentaires,
  • l’indemnisation des frais de déplacement,
  • etc.

Le montant global de ces primes peut varier de 100€ à 500€ bruts par mois en complément du salaire de base.

2.2 Évolution professionnelle d’un Adjoint Administratif

L’avancement dans la fonction publique est réglementé pour s’assurer de l’égalité des chances. L’adjoint peut utiliser plusieurs dispositifs pour évoluer :

  • Avancement d’échelon à l’ancienneté : l’adjoint gravit un par un les échelons de son grade. Il doit passer un certain nombre d’années (1 à 4 ans) à chaque échelon avant d’être promu à l’échelon supérieur,
  • Avancement de grade : pour passer au grade supérieur, l’adjoint a 2 possibilités, selon son niveau d’ancienneté : l’avancement au choix ou l’examen professionnel,
  • Avancement de cadre d’emplois : les adjoints qui souhaitent accéder au corps / cadre d’emplois supérieur dans la filière administrative (rédacteur territorial, adjoint des cadres hospitaliers ou secrétaire administratif) ont 2 possibilités, la promotion interne ou le concours interne réservé aux fonctionnaires ayant au moins 4 ans de service.

Il est également possible de passer des concours internes au sein d’autres filières de la fonction publique.

3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Adjoint Administratif

Le recrutement des adjoints administratifs se fait majoritairement par concours, mais il existe également un recrutement sans concours sur dossier.

Les adjoints recrutés sans concours sont intégrés au 1er grade (Adjoint administratif) et les adjoints recrutés par concours au 2ème grade (Adjoint administratif principal de 2e classe).

Il existe 2 concours principaux, selon le profil du candidat :

  • le concours externe : pour les personnes extérieures à la fonction publique. Il est accessible sans diplômes, et sans limite d’âge. Seuls les candidats au concours externe territorial doivent avoir un niveau d’étude V (CAP-BEP / Brevet des collègues),
  • le concours interne : pour les fonctionnaires, les agents non titulaires, les militaires et les agents en poste dans une organisation internationale ayant au moins 1 an de service public effectif au 1er janvier de l’année du concours.

À noter : un 3ème concours est parfois organisé selon les fonctions publiques. Il concerne les professionnels pouvant justifier de l’exercice, pendant au moins 4 ans, d’activités professionnelles dans le domaine administratif ou d’un mandat de membre d’une assemblée élue d’une collectivité territoriale ou d’une activité en qualité de responsable d’une association.

Quelle que soit le mode de recrutement, le candidat doit :

  • être de nationalité française,
  • jouir de ses droits civiques et avoir un casier judiciaire vierge,
  • être en règle vis-à-vis du service national,
  • être apte physiquement à exercer l’emploi visé.

Les concours des adjoints administratifs sont organisés localement par :

  • les Centres De Gestion (CDG) de chaque département ou les collectivités locales non affiliées à un centre pour les adjoints territoriaux,
  • un ou plusieurs établissements de santé de la même région pour les adjoints hospitaliers,
  • le Service Interacadémique des Examens et Concours (SIEC) pour une affectation en Île-de-France et les rectorats d’académie pour une affectation en région des adjoints d’État.

Des arrêtés d’ouverture sont publiés pour annoncer la date des concours. Ils sont affichés sur les sites internet et à l’accueil des structures organisatrices (CDG, collectivité, hôpital, site de l’éducation nationale).

Il est conseillé de consulter ces sites régulièrement afin de ne pas rater les sessions de recrutement. L’inscription se fait en ligne ou à l’aide d’un dossier papier à télécharger sur internet.

3.1 Les Épreuves des Concours
3.2 Recrutement, formation et titularisation

3.1 Les Épreuves des Concours

3.1.1 Épreuves admissibilité

  • Concours d’Adjoint Territorial :

– questions de compréhension (1h30 – coefficient 3) à partir d’un texte et d’exercices,
– réalisation d’un tableau numérique (1h – coefficient 3).

  • Concours d’Adjoint Hospitalier :

– questions de compréhension à partir d’un texte général et Questions à Choix Multiple (1h30 – coefficient 1) d’orthographe, de vocabulaire, de calcul et de raisonnement logique.

  • Concours d’Adjoint d’État :

Concours Externe :

– 6 à 8 questions de compréhension (1h30 – coefficient 3) sur un texte court d’ordre général,
– exercices courts (1h30 – coefficient 3) de français et mathématiques.

Concours Interne :

– rédaction d’une lettre administrative courante ou élaboration d’un tableau (30 min – coefficient 3) à partir d’un dossier.

3.1.2 Épreuves d’admission

  • Concours d’Adjoint Territorial :

– entretien oral (15 mn – coefficient 3),
– bureautique (15 mn – coefficient 1).

Une épreuve facultative au choix parmi :

– traduction en français (1h – coefficient 1) d’un texte d’une langue étrangère,
– interrogation orale (15 mn – coefficient 1) au choix parmi : droit public, droit de la famille et finances publiques.

  • Concours d’Adjoint Hospitalier :

– entretien oral (20 mn – coefficient 2).

  • Concours d’Adjoint d’État :

– mise en situation professionnelle (30 mn – coefficient 4).

3.2 Recrutement, formation et titularisation

Le candidat au concours d’adjoint administratif d’État et hospitalier est affecté après son admission au concours.

Les lauréats du concours territorial ne sont pas automatiquement recrutés. Leur réussite au concours leur permet uniquement d’être inscrits sur une liste d’aptitude nationale et de pouvoir postuler aux offres d’emploi des collectivités locales.

Une fois affecté à son premier poste, l’adjoint des 3 fonctions publiques est nommé stagiaire pendant 1 an. S’il reçoit un avis favorable à l’issue de cette année probatoire, il est titularisé et devient fonctionnaire.