L’agent administratif possède un rôle clé dans l’organisation d’une entreprise. Il s’occupe de l’organisation générale, de la fluidité des échanges et parfois de l’accueil téléphonique et/ou physique. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir agent administratif.
Synonymes et métiers similaires : adjoint administratif, secrétaire administrative, standardiste, assistant commercial, assistant comptable.
Niveau d’étude ou diplôme minimum : aucun.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : SMIC.
Statut : salarié, fonctionnaire, auto-entrepreneur.
Limite d’âge pour le recrutement : aucune.
1. Que fait un Agent Administratif : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’un Agent Administratif, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Agent Administratif
1. Que fait un Agent Administratif : missions, tâches et fonctions
1.1 Quotidien d’un Agent
Le terme d’agent administratif est un terme générique qui désigne beaucoup d’emplois à caractère administratif. Selon le secteur d’activité et les entreprises, on trouve des agents administratifs sous le nom de standardiste, assistant administratif, secrétaire administratif, assistant commercial, etc.
Les tâches qui seront confiées à l’agent dépendent des besoins de son entreprise et du service auquel il est affecté (comptabilité, ressources humaines, accueil, etc.).
L’agent administratif qui est plutôt tourné vers le secrétariat peut se charger de l’accueil du public ou des clients, les renseigner et les orienter dans la structure. Il est aussi en charge de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous , des paiements, de la gestion du courrier et du courrier électronique (réception, expédition, tri).
Toujours en lien avec la clientèle ou les partenaires, l’agent est responsable de l’émission des factures, des devis ou encore des bons de livraison. Il met constamment les informations à jour et les communique aux personnes concernées.
Il vérifie que les paiements de son entreprise aient bien été émis, mais aussi que certains paiements aient bien été reçus. Si ce n’est pas le cas, il peut relancer ses créanciers, par téléphone, par mail ou par courrier.
Dans le domaine administratif, la saisie de données, la recherche d’informations, la rédaction de rapports et le classement sont fréquents. L’agent peut mettre au point son propre système de classement ou optimiser celui qui est déjà en place, afin de faciliter le traitement des informations.
À la demande de ses supérieurs, l’agent administratif peut s’occuper des plannings des salariés, de l’organisation des réunions, des déplacements professionnels et autres événements, etc. Dans ce cas, ses fonctions correspondent plutôt à celles d’un assistant.
S’il est affecté à un service particulier comme la comptabilité ou le service commercial d’une entreprise, l’agent administratif remplit toujours les missions de gestion administrative classiques, mais peux aussi s’en voir confier certaines qui sont plus spécialisées.
En comptabilité, il peut lui être demandé de :
- mettre à jour la trésorerie,
- suivre et renseigner les opérations bancaires de l’entreprise,
- gérer les comptes clients/partenaires,
- traiter les fiches de paie,
- calculer les marges de l’entreprise,
- créer et compléter des tableaux de suivi comptable…
Au sein du service commercial d’une entreprise, l’agent peut se charger de :
- mettre à jour les tarifs,
- enregistrer les nouveaux produits,
- suivre les commandes,
- renseigner les conditions d’achat,
- assister les équipes lors d’opérations commerciales (promotions, concours, etc.),
- créer des affiches et des supports publicitaires, etc.
La majorité des agents administratifs sont des femmes, mais il est tout à fait possible pour un homme de faire ce métier.
1.2 Tenue et équipement
Un agent administratif ne porte pas de tenue particulière, mais obéit au code vestimentaire de l’entreprise qui l’emploie. Il est donc généralement habillé en tenue de ville, ou porte un costume-cravate (ou un tailleur pour les femmes).
L’agent n’utilise pas non plus d’outils ou de matériel spécifique. Toutes ses tâches peuvent être faites sans matériel ou bien avec son ordinateur, son téléphone et son matériel de bureau.
Sur son ordinateur, il se sert beaucoup de sa boîte mail professionnelle, de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de reporting, et parfois de logiciels spécifiques liés au service auquel il appartient (comptabilité, commerce, etc.).
1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires
La qualité principale d’un agent administratif est l’organisation. En effet, ce travailleur est souvent responsable du classement des dossiers, de la communication interne des informations et de la gestion administrative de l’entreprise.
Il doit aussi savoir rester concentré, même lorsqu’il effectue des tâches répétitives, car de petites erreurs, notamment dans les chiffres, pourraient avoir de grandes conséquences.
Qu’il soit à un poste où il accueille du public ou non, l’agent administratif est en contact avec un certain nombre de personnes, internes ou externes à l’entreprise. Pour cette raison, il doit avoir le sens de l’accueil et du relationnel.
Enfin, l’agent est quelqu’un qui est digne de confiance, fiable, réactif et polyvalent. Sans lui, l’entreprise aurait bien du mal à rester sur pied.
1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
Comme nous l’avons déjà dit, le terme d’agent administratif regroupe en fait beaucoup de postes à caractère administratif (secrétaire, assistant, standardiste, etc.). De ce fait, on le retrouve dans presque toutes les structures, du secteur privé ou public.
Dans la fonction publique, l’agent administratif est un fonctionnaire de catégorie C et appartient au corps d’emploi des adjoints administratifs. Il peut être employé au sein des trois fonctions publiques (d’État, hospitalière, territoriale) et travailler dans les mairies, les écoles, les hôpitaux, les ministères, etc..
À noter : tous les adjoints administratifs n’occupent pas des fonctions d’agents administratifs. Par exemple, les ASVP (Agents de Surveillance de la Voie Publique) appartiennent aussi au corps d’emploi des adjoints administratifs.
En ce qui concerne le recrutement, il s’effectue sur concours dans la fonction publique (sauf exceptions) et suite à une candidature classique (CV + lettre de motivation) dans le secteur privé.
1.5 Horaires, conditions et temps de travail
L’agent administratif travaille généralement selon un emploi du temps classique et régulier : du lundi au vendredi, de 8h/9h à 17h/18h.
Les conditions de travail sont bonnes et certains employeurs peuvent proposer un aménagement du temps de travail ou du télétravail dans certains cas.
Il s’agit d’un emploi stable, en particulier si l’on est fonctionnaire. En revanche, le travail de bureau, les tâches répétitives et le côté administratif peuvent ne pas convenir à tout le monde.
2. Quel est le salaire d’un Agent Administratif, son évolution de carrière
Le salaire d’un agent administratif dépend de l’entreprise qui l’emploie, des tâches qui lui sont confiées, de son niveau d’études et de son expérience.
Le salaire d’un débutant peut aller du SMIC à 1.800€ brut par mois (1.404€ net). Avec l’expérience, ses revenus pourront dépasser les 2.000€ net par mois.
À noter : les salaires sont généralement plus élevés en Île-de-France qu’en province afin de compenser le coût de la vie, plus élevé près de la capitale.
Dans le secteur public, l’adjoint administratif touche le même salaire dans chacune des trois fonctions publiques :
- au grade d’adjoint administratif : entre 1.556€ et 1.790€ brut par mois,
- au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe : entre 1.565€ et 1.968€ brut par mois,
- au grade d’adjoint administratif principal de 1ère classe : entre 1.640€ et 2.216€ brut par mois.
A ce salaire de base, s’ajoutent de nombreuses primes et indemnités.
Pour faire évoluer sa carrière, le fonctionnaire pourra passer des concours ou promotions internes et/ou se faire muter à des postes qui lui plaisent davantage.
Dans le privé, l’agent administratif a la possibilité de se spécialiser dans un domaine comma la comptabilité, les ressources humaines, la gestion…
Avec de l’expérience, il pourra diriger des équipes et accéder à des postes à plus grandes responsabilités.
3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Agent Administratif
3.1 Formations et diplômes
Aucun diplôme n’est nécessaire pour devenir agent administratif. En revanche, les recruteurs préféreront les profils diplômés et/ou expérimentés à ceux qui sont moins qualifiés, c’est pourquoi une formation administrative sera très utile.
Le niveau de diplôme demandé par les recruteurs varie selon les entreprises et les postes proposés, certains impliquant plus de responsabilités que d’autres.
Les diplômes sont nombreux et vont du BEP au BAC+2. En voici quelques exemples :
- BEP Métiers des Services Administratifs,
- BAC Pro Gestion Administration,
- BAC Pro Comptabilité,
- BAC Pro Administration des Entreprises,
- BTS Assistant de Gestion,
- BTS Support à l’Action Managériale,
- DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, etc.
On peut aussi obtenir des titres professionnels comme celui d’agent administratif ou celui d’assistant de comptabilité et d’administration grâce à des formations dispensées par des organismes ou des écoles (souvent privés).
Généralement, ces formations durent quelques mois et certaines d’entre elles peuvent être financées grâce au CPF (Compte Personnel de Formation) ou par d’autres organismes comme Pôle Emploi par exemple.
3.2 Concours d’Adjoints Administratifs
Pour intégrer la fonction publique en tant qu’agent administratif, il faut réussir le concours de catégorie C d’adjoint administratif ou bien envoyer son dossier de candidature lorsqu’un recrutement sur dossier est ouvert.
Deux concours permettent de devenir adjoint administratif :
- le concours interne, réservé aux fonctionnaires et aux agents de l’État qui le sont depuis au moins un an,
- le concours externe, ouvert à tous les candidats, sans condition d’âge ni de diplôme (sauf pour le concours territorial, où un diplôme de niveau Brevet des collèges ou CAP est demandé).
À noter que pour intégrer la fonction publique, il y a certaines conditions à respecter :
- être de nationalité française ou européenne,
- jouir de ses droits civiques,
- ne pas avoir fait l’objet de condamnation incompatible avec les fonctions visées,
- être en règle au regard du service national (JAPD, JDC),
- être physiquement apte à exercer les fonctions visées.
Les lauréats des concours d’adjoint administratif d’État et hospitaliers sont directement affectés après leur réussite au concours.
En revanche, les lauréats du concours territorial ne reçoivent pas d’affectation. Ils sont inscrits sur une liste d’aptitude nationale et il leur appartient ensuite de trouver un poste où ils pourront exercer les fonctions d’un agent administratif.
Une fois en poste, les nouveaux adjoints administratifs sont nommés stagiaires pendant un an, avant d’être titularisés.
