Fiche Métier d’Adjoint Administratif de la fonction publique Hospitalière (AAH)

Un adjoint administratif hospitalier est chargé des tâches administratives, des fonctions d’accueil et de secrétariat dans les établissements de santé publique. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir Adjoint Administratif de la fonction publique Hospitalière (AAH).

Synonymes et métiers associés : adjoint administratif d’État, adjoint administratif territorial, secrétaire administrative, adjoint administratif de la police nationale, secrétaire médico-administrative.
Niveau d’étude ou diplôme minimum : aucun.
Études en alternance : non.
Salaire débutant : 1.527€ brut par mois + primes.
Statut : fonctionnaire ou agent de la fonction publique hospitalière.
Limite d’âge pour le recrutement : 18 ans au minimum.

1. Que fait un Adjoint Administratif d’un hôpital : missions, tâches et fonctions :
2. Quel est le salaire d’un Agent Administratif Hospitalier , son évolution de carrière :
3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Adjoint Administratif Hospitalier :

1. Que fait un Adjoint Administratif d’un hôpital : missions, tâches et fonctions :

La fonction publique hospitalière est composée de 7 grands secteurs d’activité (soignante, rééducation, médico-technique, etc.) appelés filières. Chaque filière est composée de plusieurs corps d’emplois. Ils représentent un ensemble d’emplois de même nature au sein d’une filière. Ces emplois ont les mêmes règles de recrutement, de rémunération et d’évolution de carrière.

La filière administrative hospitalière est composée de 4 corps d’emplois :

– directeur d’hôpital (catégorie A),
– adjoint de cadre hospitalier (catégorie B),
– adjoint de régulation médicale (catégorie B),
– assistant médico-administratif, anciennement secrétaire médicale (catégorie B),
– adjoint administratif hospitalier (catégorie C).

Les emplois de catégorie A ont des missions d’études, de conception et de direction, la catégorie B des fonctions d’application, et la C des tâches d’exécution.

Le corps des adjoints administratifs hospitaliers est lui-même composé de 3 grades :

adjoint administratif,
– adjoint administratif principal de 2ème classe,
– adjoint administratif principal de 1ère classe.

Le corps des adjoints administratifs hospitaliers regroupe donc un ensemble d’emplois administratifs d’exécution. Ils sont généralement placés sous la responsabilité d’un adjoint de cadre hospitalier.

Adjoint administratif hospitalier n’est pas un métier, mais un statut qui permet d’accéder à de nombreux métiers, en voici la liste :

  • Administration, accueil et gestion des admissions :

– agent / agente de gestion administrative,
– assistant / assistante administratif,
– agent / agente d’accueil – hôtesse d’accueil,
– standardiste,
– gestionnaire du bureau des entrées,
– agent / agente d’admission / admissioniste,

  • Ressources humaines :

gestionnaire de paie / gestionnaire carrière – retraite,
– gestionnaire administratif du personnel,
– gestionnaire du temps de travail,
– gestionnaire protection sociale,
– assistant / assistante de formation,
– gestionnaire des affaires médicales.

  • Comptabilité :

– facturière,
– gestionnaire admission frais de séjour traitement externe,
– gestionnaire comptable,
– gestionnaire achat,
– gestionnaire des services économiques,
– contrôleur de gestion adjoint / assistant de contrôleur de gestion.

1.1 Quotidien d’un Adjoint Administratif de la fonction publique Hospitalière :
1.2 Tenue et équipement :
1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires :
1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier :
1.5 Horaires, conditions et temps de travail :

1.1 Quotidien d’un Adjoint Administratif de la fonction publique Hospitalière :

Les tâches de l’adjoint administratif hospitalier varient selon le poste occupé et l’établissement dans lequel il travaille. Une grande partie de ses tâches s’effectue installé à un bureau, à travailler sur un ordinateur ou en relation directe avec le public.

Au service administratif / secrétariat, il s’occupe de la gestion quotidienne : gestion du courrier et des e-mails, accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, dactylographie, classement et archivage, recherche documentaire, préparation de dossier, réalisation de tableaux statistique, etc.

Au service comptabilité, il s’occupe de la comptabilité de base, de la saisie des opérations courantes (facture, paiement, etc.), des relances d’impayés. Il peut être responsable de tenir l’inventaire des fournitures, de commander le stock manquant et de payer les fournisseurs.

Au service des ressources humaines, il assure la gestion administrative du personnel. Il rédige les contrats de travail, suit et met à jour le dossier de chaque employé, gère les congés, les arrêts maladie, organise des sessions de formation, gère l’établissement des bulletins de paie, etc.

Au service des admissions et des consultations externes, il accueille, oriente et renseigne le public. Il gère les admissions des malades, constitue leur dossier informatique, les renseigne sur leurs frais de séjour, prépare et édite les factures pour le patient, la sécurité sociale et les mutuelles, etc.

Les adjoints administratifs principaux de 1ère et 2ème classe ont davantage de responsabilités et peuvent avoir des missions d’encadrement des adjoints administratifs.

Même si la majorité des adjoints administratifs sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.

1.2 Tenue et équipement :

La tenue du AAH dépend du poste qu’il occupe. Le personnel soignant des établissements de santé est dans l’obligation de porter une tenue de travail (blouse, tunique ou pantalon blanc ou bleu) pour éviter le transfert des bactéries depuis leurs vêtements. Le personnel administratif n’a pas la même obligation.

Il peut garder sa tenue de ville ou faire le choix de porter une blouse blanche par-dessus. Il travaille très souvent à son bureau, équipé d’un ordinateur et de toutes les fournitures de bureau nécessaires pour effectuer des travaux de secrétariat.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires :

Il doit maîtriser les outils de bureautique : il utilise quotidiennement un traitement de texte (Word par exemple), une boite e-mail, un organisateur de RDV (Outlook par exemple) et les logiciels liés à son activité (paie, facturation, ressources humaines, etc.). Il doit être capable de créer des tableaux ou de réaliser des comptes-rendus.

Il doit être organisé et rigoureux pour jongler avec les tâches qui lui sont confiées. Les tâches sont parfois très spécialisées et parfois très variées. Dans ce cas, il doit savoir être polyvalent.

Il doit avoir une facilité relationnelle, de l’empathie et un sens du service pour faciliter les contacts avec le public. Il va parfois devoir accueillir ou assister des personnes en détresse morale et physique.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier :

La demande pour des adjoints administratifs hospitaliers est constante et des recrutements ont lieu chaque année. Le recrutement au corps d’emploi des AAH, comme pour d’autres cadres d’emplois de catégorie C, peut se faire sans concours. Ce type de recrutement est appelé « recrutement direct ».

Pour ce faire, les établissements de santé publient des avis de recrutement sans concours. L’avis donne toutes les informations nécessaires : le nombre de postes à pourvoir, la date du recrutement et la date limite de dépôt du dossier de candidature, les démarches à effectuer pour postuler, etc.

Généralement, le processus est le même quel que soit l’établissement : le candidat postule en envoyant un CV et une lettre de motivation au directeur de l’établissement. Une commission étudie chaque candidature et convoque les candidats sélectionnés à un entretien d’embauche classique. Lorsque l’adjoint est recruté sans concours, il intègre le premier grade, celui d’adjoint administratif.

Il est également possible d’être recruté via le concours d’adjoint administratif hospitalier. Dans ce cas, le lauréat intègre le grade supérieur d’adjoint administratif principal de 2ème classe.

Les adjoints hospitaliers peuvent travailler dans tous les types d’établissements de santé publique :

– hôpital et clinique,
– maison de retraite,
– établissement pour mineurs ou adultes handicapés,
– centre d’accueil de soins,
– centre d’hébergement,
– dispensaire et hospice, etc.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail :

Les conditions de travail peuvent être difficiles à l’hôpital (manque de personnel, manque de moyens, etc.) mais le personnel administratif a souvent moins de contraintes que le personnel soignant. Pour certains postes, les horaires dépendent des heures d’accueil du public. Ce sont dans tous les cas des horaires de jour, allant souvent de 8/9h à 17/19h du lundi au vendredi et dans certains établissements ou pour certains postes, le samedi. Les tâches peuvent parfois être répétitives car très spécialisées.

2. Quel est le salaire d’un Adjoint Administratif Hospitalier, son évolution de carrière :

2.1 Combien gagne un AAH, rémunération, primes :
2.2 Évolution professionnelle d’un Adjoint Administratif Hospitalier :

2.1 Combien gagne un AAH, rémunération, primes :

Le corps d’emploi d’Adjoint Administratif Hospitalier est composé de 3 grades :

  • adjoint administratif,
  • adjoint administratif principal de 2ème classe,
  • adjoint administratif principal de 1ère classe.

Chaque grade est composé de plusieurs échelons. L’adjoint est rémunéré selon le grade et l’échelon dans lequel il se trouve. Il perçoit :

  • entre 1.527€ (échelon 1) et 1.719€ (échelon 11) brut par mois au grade d’adjoint administratif,
  • entre 1.537€ (échelon 1) et 1.958€ (échelon 12) au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe,
  • entre 1.640€ (échelon 1) et 2.183€ (échelon 10) au grade d’adjoint administratif principal de 1ère classe.

Primes et indemnités :

En plus de son salaire, un AAH touche plusieurs primes et indemnités. Tout d’abord, il perçoit les indemnités communes aux 3 fonctions publiques. Si l’agent répond aux conditions d’attribution, il est en droit de les recevoir :

  • le Supplément Familial de Traitement (SFT) selon le nombre d’enfants à charge,
  • l’Indemnité de Résidence (IR) selon le lieu où il exerce,
  • l’indemnité de Garantie Individuelle du Pouvoir d’Achat (GIPA) pour compenser la perte de pouvoir d’achat due à l’inflation.

Ensuite, il touche des indemnités liées à son emploi et à ses contraintes. Contrairement aux autres fonctions publiques, la fonction publique hospitalière n’est pas concernée par la réforme du régime indemnitaire RIFSEEP. Aussi, un adjoint peut percevoir plusieurs indemnités dont :

  • la Prime De Service (PDS) versée au personnel non-médical. Elle est déterminée à partir de la note annuelle de l’agent. Il doit obtenir une note administrative d’au moins 12,5/25 pour la percevoir. Elle est facultative, chaque directeur décide s’il souhaite l’attribuer à son personnel,
  • l’Indemnité de Sujétion Spéciale de 13h (ISS), attribuée à certains agents pour compenser les contraintes particulières de leur poste,
  • l’Indemnité Horaire pour Travaux Supplémentaires (IHTS) qui compense la réalisation d’heures supplémentaires,
  • etc.

2.2 Évolution professionnelle d’un Adjoint Administratif Hospitalier :

Il existe plusieurs façons de faire évoluer sa carrière d’adjoint administratif.

  • Avancement d’échelon à l’ancienneté :

Chaque grade d’adjoint est composé de plusieurs échelons. Pour gravir les échelons, le fonctionnaire doit rester un certain nombre d’années à chaque échelon (de 1 à 4 ans). Cette durée est définie par arrêté. Une fois cette durée atteinte, il passe automatiquement à l’échelon immédiatement supérieur. Son salaire est légèrement augmenté, mais ses tâches n’évoluent pas forcément.

  • Avancement au grade d’Adjoint administratif principal de 2ème classe :

Il existe 2 possibilités selon les états de service de l’adjoint :

– L’avancement au choix : pour faire sa demande, l’adjoint administratif doit avoir au moins 1 an d’ancienneté dans le 5ème échelon du grade d’adjoint administratif et justifier d’au moins 5 années de service effectif dans le grade d’adjoint administratif.

– L’avancement par examen professionnel : un adjoint ayant seulement atteint le 4ème échelon du grade d’adjoint administratif, peut tout de même faire une demande d’avancement s’il a au moins 3 années de service effectif dans le grade d’adjoint administratif et s’il a réussi un examen professionnel (entretien de 25 minutes avec un jury).

La demande d’avancement (au choix ou après examen professionnel) est examinée par une commission. Si elle rend un avis favorable, le candidat est inscrit sur un tableau d’avancement par ordre de mérite. Il sera promu seulement si sa position dans cette liste lui permet d’entrer dans le quota de promotions autorisées voté par la collectivité cette année-là.

  • Avancement au grade d’Adjoint administratif principal de 1ère classe :

Il se fait par avancement au choix. L’agent doit avoir au moins 1 an d’ancienneté au 4ème échelon du grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe et justifier d’au moins 5 années de service effectif dans le grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe.

  • Avancement de corps d’emplois :

Un adjoint administratif peut prétendre au corps d’emplois supérieurs (assistant médico-administratif, adjoint des cadres hospitaliers, etc.) par voie de concours ou d’examens professionnels.

L’avancement d’échelon ne signifie généralement pas une évolution des tâches et des responsabilités, mais l’avancement vers les grades supérieurs, elle, représente une véritable évolution professionnelle.

3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Adjoint Administratif Hospitalier :

Comme nous l’avons déjà évoqué, il est possible d’être recruté directement avec ou sans concours. Mais le candidat doit dans tous les cas remplir les conditions générales d’accès de la fonction publique.

3.1 Conditions générales d’accès à de la fonction publique (recrutement direct et concours) :
3.2 Concours d’Adjoint Administratif Hospitalier (AAH) :
3.3 Recrutement, formation et titularisation des Adjoints Administratifs :

3.1 Conditions générales d’accès à de la fonction publique (recrutement direct et concours) :

– être de nationalité française ou d’un État membre de l’Union européenne,
– jouir de ses droits civiques,
– avoir un casier vierge de toutes condamnations incompatibles avec l’exercice des fonctions,
– avoir rempli les obligations de service national de son pays (service militaire ou service civique),
– être jugé physiquement apte par un médecin agrée.

Pour entrer directement au 2ème grade, celui d’adjoint administratif principal de 2ème classe, et connaître une évolution professionnelle plus rapide, il est vivement conseillé de passer le concours des Adjoints administratifs hospitaliers. D’autant plus qu’aucun niveau d’étude ou diplôme n’est nécessaire.

3.2 Concours d’Adjoint Administratif Hospitalier (AAH) :

Les concours sont organisés localement par un ou plusieurs établissements de santé de la même région. Les avis des concours sont affichés dans les locaux et sur le site internet des établissements organisateurs et sur ceux de la Préfecture du département. Ils sont également publiés sur le site internet de l’Agence Régionale de Santé (ARS) dont l’établissement dépend. Ils sont disponibles au moins 2 mois avant la date limite d’inscription.

3.2.1 Conditions d’accès spécifiques des concours :
3.2.2 Inscription au concours sur épreuves :
3.2.3 Épreuves du concours interne et externe :
3.2.4 Concours sur titres :

3.2.1 Conditions d’accès spécifiques des concours :

Il existe 2 types de concours :

  • un concours sur épreuves sans conditions de diplômes et d’âge. Le candidat doit passer des épreuves pour être admis,
  • un concours sur titres pour les postes nécessitant un diplôme ou une formation professionnelle préalable. Le candidat ne passe pas d’épreuves, mais doit pouvoir justifier d’une formation lui permettant d’exercer les fonctions pour lesquelles il postule.

Le candidat doit choisir le concours sur épreuves qui correspond à son profil :

  • un concours interne destiné aux fonctionnaires, aux militaires et aux agents non-titulaires pouvant justifier d’au moins 1 année de service effectif au 1er janvier de l’année du concours. Le candidat doit être encore en service le jour de l’inscription au concours,
  • un concours externe sans condition de diplômes, pour les candidats extérieurs à la fonction publique.

3.2.2 Inscription au concours sur épreuves :

Chaque établissement définit les modalités d’inscription dans l’avis de concours. Généralement, l’inscription peut se faire de 2 manières : en ligne sur le site de l’établissement organisateur ou en retirant un dossier d’inscription à l’accueil de l’établissement.

Si le candidat ne peut pas se déplacer, il peut faire une demande écrite pour recevoir le dossier par voie postale. Si le concours ouvre des postes dans plusieurs établissements, le candidat doit indiquer son choix par ordre de préférence au moment de l’inscription.

3.2.3 Épreuves du concours interne et externe :

Les épreuves sont identiques pour les deux concours, mais le déroulement de l’entretien d’admission varie selon le concours. Le concours est composé de 2 épreuves.

  • Une épreuve écrite d’admissibilité (1h30 – coefficient 1) composée de 2 exercices :

– À partir d’un texte d’ordre général, le candidat doit répondre à plusieurs questions. Cette première partie cherche à évaluer les capacités de compréhension et de rédaction du candidat puis sa capacité à exprimer et à mettre en ordre ses idées.

– Questions à Choix Multiple (QCM) portant sur des notions d’orthographe, de vocabulaire, de calcul et de raisonnement logique. Cette partie cherche à s’assurer des connaissances de bases et de la capacité de raisonnement du candidat.

  • Un entretien oral d’admission (20 mins – coefficient 2), légèrement différent selon le concours :

– Pour le concours externe, l’entretien porte sur un texte relatif à l’actualité sanitaire et sociale. Le candidat aura 10/15 minutes de temps de préparation. Le jury cherche à évaluer les qualités de réflexion du candidat et éventuellement, son expérience professionnelle.

– Pour le concours interne, l’entretien porte sur le parcours professionnel du candidat. Il présente son parcours et ses acquis professionnels pendant 5 minutes. Pour cette épreuve, le jury a accès au dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience professionnelle (RAE) remis par le candidat à l’inscription. Il arrive que le jury soumette le candidat à un cas pratique en rapport avec ses compétences.

Quel que soit le concours, le jury cherche à apprécier les capacités et la motivation du candidat à exercer les fonctions d’adjoint administratif.

Chaque épreuve est notée sur 20. Toute note inférieure à 5/20 est éliminatoire. Le jury détermine à chaque session la note moyenne nécessaire pour être admis. La liste des lauréats est affichée dans l’établissement organisateur du concours.

À noter : il semblerait que chaque établissement soit en mesure d’adapter les épreuves du concours. Les épreuves décrites ci-dessous sont celles officiellement définies par arrêté conjoint du ministre chargé de la santé et du ministre chargé de la fonction publique. Les éventuelles modifications d’épreuves seront dans tous les cas annoncées dans l’avis de recrutement.

3.2.4 Concours sur titres :

Le candidat ne passe pas d’épreuves. Le recrutement se fait généralement par une candidature simple, CV et lettre de motivation, adressée au directeur de l’établissement qui recrute.

Ce mode de recrutement est le plus rare. Il arrive surtout lorsque l’adjoint est recruté pour des fonctions aux ressources humaines ou à la comptabilité qui nécessitent une formation préalable.

3.3 Recrutement, formation et titularisation des Adjoints Administratifs :

Les candidats admis à la suite d’un recrutement sans concours et avec concours sur épreuves sont inscrits sur une liste d’aptitude par ordre de mérite. Ils choisissent, dans l’ordre de la liste sur laquelle ils figurent, l’établissement et l’emploi dans lesquels ils sont nommés. L’admis par voie de concours sur titres est recruté pour le poste spécifique auquel il a postulé et pour lequel il a une qualification.

Quelle que soit la voie de recrutement, le futur adjoint est nommé stagiaire pendant 1 an. À l’issue de cette période et après avis favorable, il est titularisé au grade d’adjoint administratif principale de 2ème classe, s’il a été recruté par voie de concours (sur épreuves ou sur titres), et au grade d’adjoint administratif, s’il a été recruté directement.