Fiche Métier de Secrétaire Médicale

La secrétaire médicale, aussi appelée assistante médico-administrative, accueille et renseigne les patients, planifie les rendez-vous et assure le suivi administratif de l’établissement qui l’emploie (cabinet médical, service hospitalier…). Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir secrétaire médicale.

Secrétaire médicale

Synonymes et métiers associés : AMA, assistante médicale, secrétaire médicale vétérinaire, secrétaire médico-sociale, technicienne administrative et sociale, secrétaire assistante dentaire, Technicienne de l’Information Médicale (TIM), secrétaire dans l’administration, SAENES.
Niveau d’études ou diplômes requis : BAC.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : SMIC, primes possibles.
Statut : fonctionnaire de catégorie B de la filière administrative de la fonction publique hospitalière, salarié.
Limite d’âge pour le recrutement : aucune.

1. Que fait la Secrétaire Médicale : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’une Secrétaire Médicale, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, concours, études, formations pour devenir Secrétaire Médicale

1. Que fait la Secrétaire Médicale : missions, tâches et fonctions

1.1 Quotidien d’une secrétaire médicale, journée type

Les missions de l’Assistante Médico-Administrative (l’AMA) sont très similaires dans le secteur public et le secteur privé. Cela lui permet de passer facilement d’un établissement à un autre au cours de sa carrière.

A son arrivée au cabinet médical, la secrétaire vérifie le planning de la journée et renseigne le médecin sur les rendez-vous à venir. Lorsque l’assistante médicale travaille dans un cabinet qui regroupe plusieurs médecins, elle doit savoir organiser les emplois du temps pour optimiser le travail de chacun.

Au cours de sa journée de travail, la secrétaire médicale reçoit les appels téléphoniques du cabinet. Elle prend les rendez-vous des patients et reporte soigneusement la date et l’heure sur l’agenda commun du cabinet (en cas d’absence de l’AMA, l’agenda doit pouvoir être compris par les médecins).

Lorsqu’elle travaille pour la médecine du travail, la secrétaire médicale peut faire passer aux patients les tests préalables à la visite médicale : tests de la vision, de l’ouïe, prise de la tension artérielle, mesure du poids etc.

De manière générale, l’assistante médico-administrative réalise le suivi des dossiers des patients. Elle soulage le médecin des tâches administratives liées à un cabinet médical : factures, contrat avec une société de nettoyage des locaux, gestion des stocks de produits et matériels médicaux…).

La profession compte presque uniquement des femmes mais il est tout à fait possible pour un homme de faire ce métier.

1.2 Tenue et équipement

Une secrétaire médicale porte une blouse ou une tunique médicale. Elle est souvent blanche, mais ce n’est pas obligatoire. Si elle travaille dans un hôpital ou une clinique, elle peut porter un pantalon médical et des sabots médicaux.

L’assistante médico-administrative utilise principalement son ordinateur et son téléphone. Lorsqu’elle se charge d’effectuer les tests préalables des patients, elle peut utiliser certains appareils comme une balance, un tensiomètre ou un thermomètre frontal par exemple.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

La secrétaire médicale possède un bon sens relationnel (contact avec le patient) et fait preuve d’une grande discrétion (confidentialité). Ses qualités d’écoute et d’empathie lui permettent d’accueillir les malades dans de bonnes conditions. Elle doit également être très organisée, car le bon fonctionnement de la structure repose en partie sur cette qualité.

La secrétaire médicale doit être formée à la bureautique (logiciels Word et Excel) et avoir une parfaite maîtrise de l’orthographe (rédaction de comptes rendus). Elle possède également des compétences en gestion administrative et en comptabilité.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier 

Dans les secteurs publics et privés, le recrutement est réalisé en réponse à une candidature « classique » (CV, lettre de motivation et entretien d’embauche).

La secrétaire médicale peut travailler dans des cliniques, des hôpitaux, des laboratoires d’analyses médicales, des cabinets médicaux ou de radiologie, des maisons de retraite, des crèches, des caisses d’assurance maladie, la direction régionale des affaires sanitaires et sociales, les instituts de médecine légale, le tribunal d’instance…

Selon une étude menée par la Croix-Rouge Française, 82% des candidats inscrits à une session de formation en secrétariat médicale trouvent un emploi dans les trois mois qui suivent leur sortie de l’école. Neuf mois après la formation, ce sont 95% des apprenants qui sont embauchés.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

Le métier de secrétaire médicale possède des horaires classiques de bureau : de 8h/9h à 18h/19h, même s’il est possible de faire des heures supplémentaires. Suivant son lieu d’exercice, il peut lui être demandé de travailler en fin de semaine (samedi et dimanche) et les jours fériés.

La plupart des secrétaires médicales sont employées à temps plein (35 heures par semaine) et en CDI.

Les conditions de travail sont bonnes, c’est un métier administratif mais qui offre également beaucoup de contacts avec les patients.

Secrétaire médicale dans un cabinet médical

2. Quel est le salaire d’une Secrétaire Médicale, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne une Assistante Médico-Administrative

Dans la fonction publique, les salaires suivent des grilles indiciaires qui déterminent le revenu d’un fonctionnaire en fonction de son grade et de son échelon :

  • Assistant Médico-Administratif de classe normale : de 1.607€ à 2.357€ brut par mois,
  • Assistant Médico-Administratif de classe supérieure : de 1.668€ à 2.502€ brut mensuel,
  • Assistant Médico-Administratif de classe exceptionnelle : de 1.837€ à 2.751€ brut par mois.

Mais il faut rajouter à ce salaire de base les différentes primes et indemnités que peuvent toucher les fonctionnaires : indemnité de sujétion spéciale, prime de service, indemnité horaire pour travaux supplémentaire, nouvelle bonification indiciaire…

Dans le privé, le salaire ne suit pas de grille indiciaire. Il peut donc varier en fonction des établissements et des employeurs.

Une secrétaire médicale débutante est rémunérée environ 1.540€ brut par mois (1.200€ net). Avec l’expérience, son salaire de base peut dépasser les 2.560€ brut en fin de carrière (2.000€ net).

En plus de ces revenus, une prime d’ancienneté est accordée aux secrétaires médicales qui ont 3 ans d’expérience professionnelle. Elle fonctionne par paliers progressifs de majoration : de 4% pour 3 ans à 20% pour 20 ans.

Aussi, la secrétaire médicale qui change de cabinet médical au cours de sa carrière a droit, dans le nouveau cabinet, à la moitié de l’ancienneté acquise dans son ancien cabinet, pour un emploi similaire.

2.2 Évolution professionnelle d’une Secrétaire Médicale

Une secrétaire médicale peut gagner plus en travaillant pour plusieurs praticiens ou en changeant de grade si elle est fonctionnaire (avancement au mérite et par examen professionnel). Elle peut aussi changer de service et gagner en responsabilités (gestion de la comptabilité générale, organisation de congrès médicaux…).

En passant des concours internes, elle peut obtenir un pose de cadre (catégorie A) comme responsable des secrétariats médicaux publics par exemple. Grâce à cette promotion elle bénéficiera de revenus plus élevés et de plus grandes responsabilités.

L’AMA fonctionnaire peut également s’orienter vers le secteur privé, qui est plus rémunérateur. Mais elle aura plus de difficulté à y trouver un poste : les cabinets de groupe et les centrales de secrétariat réduisent le besoin en secrétaires (une pour plusieurs cabinets).

La secrétaire médicale peut évoluer vers les postes de technicien d’information médicale, d’encadrant des secrétaires médicaux et d’encadrant d’archives, métiers pour lesquels elle bénéficiera de passerelles de formation.

Secrétaire médicale dans une clinique

3. Quels diplômes, concours, études, formations pour devenir Secrétaire Médicale

Il n’est pas obligatoire de passer un concours pour devenir secrétaire médicale.

Mais il est fortement conseillé d’avoir un niveau BAC (de préférence en gestion administrative ou en science et technologie de la santé et du social).

Il est également recommandé de suivre une formation spécifique au sein d’une structure adéquate (cabinets médicaux, laboratoires, hospices publics, services départementaux de l’aide sociale à l’enfance, centres d’hébergements…).

Cela permet d’obtenir un titre ou un certificat reconnu par le domaine médical. Plusieurs établissements scolaires proposent des formations en un an au métier de secrétaire médicale : les écoles de la Croix-Rouge Française, Pigier, le CNED (Centre National d’Enseignement à Distance…).

3.1 Concours externe d’Assistante médico-administrative

Il est possible de devenir fonctionnaire en passant le concours d’assistante médico-administrative de la fonction publique hospitalière (catégorie B). Dans ce cas, le candidat doit être titulaire du BAC, d’un diplôme homologué de niveau IV, ou d’une qualification reconnue comme équivalente.

  • Épreuve d’admissibilité :

Le jury sélectionne sur dossier les candidates autorisées à passer le concours.

  • Épreuve d’admission :

Il s’agit d’une entretien oral professionnel avec un jury.

Pour s’inscrire au concours d’assistante médico-administrative, il faut se renseigner auprès des agences régionales de santé (ARS).

3.2 Recrutement dans le public

Les lauréates du concours sont inscrites sur une liste d’aptitude. Elles peuvent ensuite postuler dans les établissements publics de leur choix.

Une fois en poste, elles sont nommées stagiaires pendant un an (avec formation d’adaptation à l’emploi de 20 jours en alternance avec l’exercice professionnel). A la fin de cette année de stage, les assistantes médicales sont généralement titularisées.