Fiche Métier de Gestionnaire de Paie

1. Que fait un Gestionnaire de Paie : missions, tâches et fonctions

Le métier est à la croisée des chiffres et de l’administration du personnel. C’est pourquoi le chargé de paie fait parfois partie du département de la comptabilité, et parfois, de celui des Ressources Humaines (RH).

Dans les petites entreprises, la gestion de la paie est très souvent gérée par un cabinet d’expert-comptable. Mais contrairement aux métiers de comptabilité pure, la gestion de paie a une dimension humaine importante.

Le gestionnaire de paie fait le lien entre le salarié et l’entreprise. C’est pour cela que, lorsque le poste est géré en interne (dans les grandes entreprises par exemple) le gestionnaire fait souvent partie de l’équipe des ressources humaines.

1.1 Quotidien d’un Gestionnaire de Paie

Le gestionnaire de paie travaille souvent au sein d’une équipe, RH ou comptabilité. Il collecte toutes les informations nécessaires pour constituer le dossier social du salarié et s’occupe de toutes les formalités administratives, de son intégration à son départ.

Ses tâches varient légèrement selon la structure dans laquelle il travaille (cabinet, entreprise, prestataire, etc.). Mais elles sont généralement réparties en 3 grandes catégories :

– la gestion administrative du personnel,
-la réalisation des fiches de paie / la déclaration des cotisations sociale,
– la veille juridique et sociale.

• Gestion administrative du personnel :

Dès l’entrée du salarié dans l’entreprise, le chargé de paie commence à collecter des informations (état civil, type de contrat, rémunération, etc.) afin de constituer le dossier social et administratif du salarié. Ce dossier lui permettra, entre autres, de rédiger les contrats et d’établir la paie.

Il rédige la promesse d’embauche et le contrat de travail de la nouvelle recrue. Dans le même temps, il déclare l’embauche et établit les affiliations aux organismes sociaux (l’URSSAF, caisses de retraites, etc.).

Dans le cas d’une création d’entreprise récente, le gestionnaire de paie, qui travaille chez un prestataire de service, peut également être responsable de mettre en place l’affiliation de la société aux organismes sociaux. C’est la première tâche à accomplir dans la constitution du dossier social de l’entreprise.

Le chargé de paie doit également rédiger les attestations administratives et effectuer les déclarations aux différents organismes lors de situations exceptionnelles dans le parcours de l’employé :

– déclaration à la caisse d’assurance-maladie en cas de congé maladie,
– rédaction de l’attestation pôle emploi et désaffiliation aux organismes sociaux en cas de départ du salarié,
– traitement des dossiers de retraite, etc.

Le gestionnaire contrôle également que la réglementation sociale (durée de travail, prime, congés payés, etc.) soit correctement appliquée dans l’entreprise.

• Élaboration des bulletins de paie et des déclarations sociales :

Le gestionnaire de paie est responsable d’établir les paies des salariés dont il s’occupe. Dans les grandes entreprises, un gestionnaire peut gérer un portefeuille de plusieurs centaines d’employés. Pour établir la paie, il suit et met à jour le dossier social de chaque salarié.

Pour cela, il collecte les données variables qui ont un impact sur la rémunération du personnel : heures supplémentaires, congés payés, absences injustifiées, et plus exceptionnellement les congés maladie, les congés maternité, les accidents de travail et les soldes de tout compte.

Il entre ces données dans son logiciel de paie. Le logiciel calcule la rémunération ainsi que les cotisations sociales et génère le bulletin de paie.

Chaque année ou chaque fois que cela est nécessaire, le gestionnaire met à jour le logiciel de paie afin qu’il prenne en compte les modifications de règles et de taux de cotisation. Enfin, le chargé de paie imprime, distribue ou envoie les bulletins aux employés.

Il doit se rendre disponible pour répondre aux questions des salariés sur leur bulletin, les conseiller ou corriger les erreurs.

Il est chargé de remplir les déclarations sociales aux administrations (cotisation patronale, URSSAF, retraite, mutuelle, etc.) et de payer les cotisations. Il est en constante relation avec ces organismes sociaux.

Enfin, il établit les tableaux de bord sociaux pour les présenter à la direction de l’entreprise. Ces tableaux organisent et présentent les chiffres relatifs à la paie et plus généralement à la masse salariale de l’entreprise.

• Veille réglementaire et contrôle :

La paie française est connue pour être l’une des plus compliquées au monde. Les lois, les modes de calculs, les taux de cotisation, les plafonds de la sécurité sociale, etc. changent constamment.

C’est pourquoi le gestionnaire de paie doit être en veille réglementaire et juridique permanente. Il se renseigne quotidiennement sur les nouveautés de la législation. La mission de contrôle du gestionnaire de paie est donc primordiale, en particulier au sein de structures dans lesquelles il n’y a pas de responsable paie pour remplir cette tâche.

Cette nécessité d’être constamment à jour et la complexité de la paie a donné le jour à un nouveau métier de la paie qui se pratique souvent en tant qu’indépendant : celui d’expert en paie.

L’expert en paie est responsable d’optimiser la déclaration des charges sociales des entreprises. Il est souvent embauché en tant que consultant pour réaliser un audit des déclarations sociales de l’entreprise.

Il cherche avant tout à déterminer si l’entreprise paye trop ou pas assez de cotisations. Il doit pour cela maîtriser la législation relative à la paie et en particulier les mécanismes de réduction de charges sociales. Un grand nombre d’entreprises françaises payent trop de cotisations sociales par méconnaissance de ces mécanismes de réductions qui évoluent constamment. La revue des actualités en paie et en droit du travail constitue, par conséquent, une partie non négligeable de ses tâches.

Même si la majorité des gestionnaires de paie sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.

1.2 Tenue et équipement

La tenue d’un gestionnaire de paie dépend du code vestimentaire de l’entreprise ou du cabinet pour lequel il travaille : costume-cravate, tailleur ou tenue de ville.

Il travaille la plupart du temps à son bureau sur son ordinateur et à l’aide d’un logiciel de gestion de paie. En dehors de cela, il n’a pas besoin d’équipement particulier.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

Sa qualité principale est de savoir allier les rapports humains, la comptabilité et la loi. Il doit aimer le social, les chiffres et le droit. Il doit être fin psychologue, car il est souvent en relation avec les salariés pour gérer des situations délicates.

Il doit être méthodique et rigoureux, le sujet de la paie est sensible tant pour les salariés que pour l’employeur. Une petite erreur peut avoir des conséquences importantes, comme un redressement de l’URSSAF par exemple.

Il est curieux et attentif car il doit rester à jour sur les dispositifs réglementaires en lien avec les salaires et les charges sociales (réforme, changement administratif, jurisprudence, etc).

Il doit maîtriser les outils informatiques, les logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.) et savoir parfaitement paramétrer et utiliser les logiciels de paie (SAGE Paie par exemple).

Enfin, il doit faire preuve de discrétion en ce qui concerne les informations personnelles auxquelles il a accès sur les employés.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

Le métier de gestionnaire de paie offre de nombreux débouchés. Il existe une forte demande pour les profils formés au métier et aux logiciels de paie, et pas assez de candidats pour pourvoir la totalité des postes.

Le marché manque constamment de gestionnaires et de responsables de paie. Il est donc relativement facile de trouver un poste avec la bonne formation ou une expérience préalable.

Le gestionnaire de paie peut exercer son métier dans plusieurs structures : une entreprise privée (PME, grande entreprise, multinationale, etc.), un cabinet d’expertise comptable ou une société de prestation de service spécialisée dans la gestion de paie.

La fonction publique recrute également des gestionnaires de paie. On en trouve dans les collectivités locales, dans les Centres De Gestion (CDG) responsables du développement des ressources humaines des collectivités locales, dans les établissements de santé publique (hôpital, maison de retraite…), les universités, etc. Ils ont par exemple le statut d’adjoint administratif de la fonction publique hospitalière ou d’adjoint administratif de la fonction publique territoriale.

Dans une société de prestation de services, le chargé de paie gère la paie d’un portefeuille de petites entreprises. Il dépend d’un responsable paie. Contrairement aux cabinets d’expert-comptable, le prestataire n’a pas le droit de gérer d’autres parties de la comptabilité.

En entreprise, il est rattaché à la direction des ressources humaines ou au directeur administratif et financier.

En cabinet, il dépend de l’expert-comptable.

Il est conseillé aux débutants de multiplier les stages pour compenser le manque d’expérience. Puis, une première expérience en cabinet ou au sein de prestataires spécialisés est très appréciée des recruteurs en entreprise.

Enfin, la maîtrise de l’anglais et de la comptabilité anglo-saxonne peut être un véritable atout pour se différencier et être recruté dans une entreprise internationale.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

Qu’il travaille au sein d’un cabinet d’expert-comptable, d’une entreprise, ou d’une société de prestation de service, un gestionnaire de paie a des horaires de bureau réguliers : de 8h/9h à 17h/19h.

La période d’activité la plus forte se trouve en fin de mois lors de l’édition des bulletins de salaire. Pendant cette période, il est amené à faire des heures supplémentaires pour respecter les délais. Les conditions de travail sont bonnes mais parfois stressantes lorsqu’il gère un portefeuille de salariés important.

2. Quel est le salaire d’un Gestionnaire de Paie, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne une personne qui gère les payes, rémunération, primes

Pour faire face à la pénurie de candidats de ces dernières années, les entreprises n’hésitent pas à proposer des salaires attractifs. Un gestionnaire de paie est d’ailleurs souvent mieux rémunéré que ses collègues du service RH.

Un débutant peut espérer être rémunéré entre 1.800€ et 2.200€ brut par mois. Le salaire moyen, après 2 à 5 années d’expérience, se situe entre 2.200€ et 3.000€ brut par mois (primes et intéressements inclus).

L’écart des rémunérations entre les postes situés en province et ceux de Paris peuvent parfois atteindre 25%. Les gestionnaires dans les grands groupes en Île-de-France sont les mieux payés, leur rémunération pouvant atteindre les 4.000€ à 4.500€ brut par mois.

2.2 Évolution professionnelle d’un Gestionnaire de Paie

Le métier de gestionnaire de paie est souvent vécu comme un métier de transition, un passage obligé avant l’évolution vers d’autres postes RH comme :

• assistant aux ressources humaines,
• chargé de recrutement,
• chargé de formation,
• auditeur social,
• responsable ressources humaines, etc.

Ces évolutions de postes sont surtout accessibles aux employés ayant suivi un cursus scolaire dans les ressources humaines.

Si le gestionnaire de paie a une formation en comptabilité, il peut évoluer vers les autres métiers de comptable :

• chargé de recouvrement,
• comptable trésorerie / trésorier,
• comptable clients et fournisseurs,
• comptable analytique,
• contrôleur de gestion,
• auditeur comptable, etc.

Ensuite, après plusieurs années d’expérience, il pourra évoluer vers des postes d’encadrement, tels que chef-comptable ou directeur comptable.

Pour les profils autodidactes ou les personnes qui souhaitent rester au service paie, il est possible d’évoluer vers le poste de responsable du service paie. Dans ce cas, il gère une équipe de gestionnaires de paie.

Ce poste peut se trouver dans les entreprises avec un grand nombre de salariés, mais également dans les cabinets d’expertise ou les sociétés de prestations de services qui gèrent la paie d’un grand nombre d’entreprises.

Enfin, afin de changer son quotidien et son environnement de travail, un gestionnaire de paie peut simplement changer de type de structure, passer d’un cabinet d’expert-comptable à un poste en entreprise par exemple.

3. Quels diplômes, études, formations pour devenir Gestionnaire de Paie

Il existe peu de diplômes d’État qui forme directement au métier de gestionnaire de paie. La majorité des professionnels détiennent un diplôme Bac+2/Bac+3.

Certains vont jusqu’au Bac+4/Bac+5 dans les ressources humaines ou la comptabilité, mais ce sont généralement des profils qui souhaitent évoluer dans ces domaines. Pour eux, occuper un poste de gestionnaire de paie représente une étape vers des fonctions RH plus généralistes ou des postes de comptables plus techniques.

Ceux qui souhaitent uniquement apprendre le métier de la paie peuvent se tourner vers des formations certifiantes courtes d’un niveau Bac+2.

3.1 Diplômes d’État Comptabilité

Pour se former à la gestion et à la comptabilité, il existe plusieurs formations. Les plus reconnues sur le marché du travail sont :

• le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),
• le BTS Comptabilité et Gestion (CG),
• le Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG).

Le DUT et le BTS sont des formations de niveau Bac+2. Le DCG est un niveau licence (Bac+3). Ces 3 formations forment des comptables généralistes. Le DCG est la première étape du cursus officiel de comptabilité allant jusqu’au DEC (Bac+8) pour devenir expert-comptable.

Elles permettent au lauréat d’occuper une multitude de postes spécialisés dans la comptabilité (trésorier, recouvrement, comptabilité clients et fournisseurs, contrôleur de gestion, etc.). Si elles ne forment pas exclusivement au métier de la paie, elles sont suffisantes pour occuper ce poste. Beaucoup d’offres d’emploi de chargé de paie exigent l’une de ses formations.

Il est intéressant d’obtenir l’un de ces diplômes si l’on souhaite faire carrière dans la comptabilité après avoir occupé un poste de chargé de paie.

3.2 Diplômes d’État Ressources Humaines

Pour entrer dans le métier de gestionnaire de paie via les ressources humaines, il est nécessaire d’obtenir au moins un niveau Licence. La Licence professionnelle gestion de la paie et administration du personnel est extrêmement appréciée, car c’est une des rares formations qui, comme son nom l’indique, forme plus particulièrement aux missions du futur gestionnaire de paie.

Il est également possible de suivre le cursus habituel pour travailler dans les ressources humaines, la Licence puis le Master en gestion des ressources humaines. Avec un Master, le futur chargé de paie pourra évoluer plus rapidement vers les autres métiers de la gestion du personnel.

• Licence professionnelle gestion de la paie et administration du personnel (Niveau BAC+3) :

Elle est accessible avec un Bac+2, en 1 an. Il n’est pas rare de voir des lauréats du BTS CG et du DUT GEA poursuivre leurs études vers cette licence professionnelle pour se spécialiser dans la paie.

Le programme est dense et l’étudiant alterne entre les cours magistraux, les travaux pratiques, les travaux dirigés, un stage et un projet tutoré.

Le cursus peut être suivi en alternance. Dans ce cas, l’apprenti doit également passer 2 à 3 jours par semaine en entreprise.

Les cours couvrent plusieurs blocs de connaissances :

– droit du travail,
– administration du personnel,
– techniques de paie et politique de rémunération,
– logiciel SIRH (Système d’Information RH) et logiciel de paie,
– finance RH,
– gestion des ressources humaines,
– outils de gestion et finance RH,
– management et économie du travail,
– organisation et communication,
– anglais, etc.

L’obtention de la Licence s’effectue par un contrôle continu et des examens finaux. Le diplôme confère un niveau Bac+3. Avec cette licence, l’étudiant peut facilement s’insérer sur le marché du travail, en particulier s’il a effectué son année en alternance.

3.3 Formations certifiantes

Ces formations forment aux pratiques et techniques de la paie et du droit du travail. Elles ne couvrent pas les connaissances approfondies en gestion et comptabilité nécessaires si l’on veut évoluer vers des postes de comptable. Elles ont pour but l’insertion professionnelle rapide de l’étudiant.

3.4 Titre Professionnel (TP) RNCP Gestionnaire de paie de niveau III (BAC+2)

Ce titre, certifié par le Répertoire Nationale des Certifications Professionnelles (RNCP), est accessible aux personnes ayant un BAC ou un diplôme reconnu équivalent (niveau IV).

Cette certification a été créée pour pallier le manque de formations courtes et techniques à la gestion de paie. Elle couvre les deux missions principales du gestionnaire de paie :

• la réalisation de la paie et des déclarations sociales,
• la gestion administrative du personnel.

La formation, qui prépare à l’examen, peut être suivie dans différents organismes privés. Elle s’effectue en présentiel ou à distance. Chacun peut donc la suivre à son rythme. Certains la finissent en 6 mois d’autres en 18 mois.

Toutes les connaissances nécessaires y sont étudiées :

• recueillir des informations pour établir les fiches de paie,
• éditer les bulletins de paie à l’aide d’un logiciel de paie,
• contrôler les évolutions de la législation relatives à la paie et aux règles sociales,
• gérer le dossier social du salarié et de l’entreprise,
• réaliser et contrôler les déclarations sociales,
• réaliser les documents de synthèses et les tableaux de bord.

L’obtention de cette certification donne droit à un niveau d’étude équivalent au BAC+2 (BTS).