Fiche Métier de Secrétaire Administratif

1. Que fait un Secrétaire Administratif : missions, tâches et fonctions

Un secrétaire administratif est chargé de gérer les tâches administratives d’un service dans une entreprise privée ou dans la fonction publique. Il s’occupe également de décharger le chef de service de ses tâches administratives. Il peut être affecté au sein de différents départements : comptabilité, ressources humaines, commercial, etc.

L’étendue exacte de ses tâches peut être très différente d’une structure à l’autre. Certains secrétaires ont beaucoup de responsabilités alors que d’autres s’occupent uniquement des tâches simples de secrétariat. Certains ont des tâches très spécialisées, d’autres s’occupent de la gestion administrative de nombreux domaines (ressources humaines, comptabilité, juridique, etc.).

1.1 Quotidien d’un Secrétaire de l’Administration

• Missions dans le secteur privé :

Dans le secteur privé, il est chargé des tâches d’exécution et d’organisation. Selon le service dans lequel il travaille, le secrétaire accomplit une partie ou l’ensemble des tâches suivantes :

– gérer l’accueil téléphonique et la prise de messages,
– accueillir les visiteurs,
– traiter le courrier administratif : ouverture, tri, enregistrement et distribution,
– rédiger et taper les courriers et les e-mails,
– saisir et mettre en forme des informations et des documents (comptes-rendus, synthèses, contrats),
– trier, classer et archiver des documents,
– constituer, suivre et classer des dossiers administratifs,
– tenir un agenda, gérer des plannings,
– gérer la relation avec des fournisseurs, le public ou les autres services,
– mettre à jour des bases de données,
– éditer et suivre la facturation, relancer les clients, etc,
– traiter des litiges (client, fournisseurs, organismes, etc)…

• Missions dans la fonction publique :

Dans la fonction publique, les tâches énumérées plus haut sont réalisées par les secrétaires et les adjoints administratifs. Le secrétaire administratif fonctionnaire est à un niveau hiérarchique immédiatement supérieur aux adjoints.

Il accomplit aussi des tâches un peu plus complexes :

– rédiger des supports de communication et des comptes-rendus,
– organiser et suivre des réunions,
– gérer et suivre les dossiers du personnel (ressources humaines),
– encadrer et animer une équipe d’adjoints administratifs,
– aider à la préparation d’un budget,
– s’occuper de la petite comptabilité,
– etc.

1.2 Tenue et équipement

Il n’existe pas de tenue exigée pour les secrétaires. Ils s’habillent en fonction du code vestimentaire du service dans lequel ils travaillent. Même les secrétaires administratifs de la police ou de la gendarmerie ne portent pas d’uniforme.

Un secrétaire administratif doit tout de même porter une tenue professionnelle et soignée, car ils représentent leur entreprise / collectivité / établissement aux yeux du public et des partenaires.

Il effectue la plupart de ses tâches sur son ordinateur grâce à des outils informatiques (traitement de texte, gestionnaire d’e-mail, logiciel, etc.) et gère aussi des dossiers papier.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

Pour réussir en tant que secrétaire administratif, il est absolument nécessaire de maîtriser les logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et parfois les outils digitaux. Il faut avoir un bon niveau d’orthographe et de bonnes capacités de rédaction.

Un secrétaire doit être organisé, consciencieux et polyvalent pour mener toutes ses tâches avec professionnalisme. Il doit également avoir une aisance relationnelle, car il est souvent le premier contact d’un service.

Il doit pouvoir gérer les affaires courantes d’un service de manière autonome, prendre des initiatives et trouver des solutions par lui-même.

La discrétion est également une qualité appréciée chez un secrétaire, car il peut avoir accès à des données sensibles de l’entreprise.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

Les débouchés sont nombreux, la majorité des départements d’une entreprise ou d’un service public ont besoin d’une personne pour gérer leur fonctionnement interne et les affaires courantes. Il est possible de travailler dans le secteur privé et dans la fonction publique, ce qui augmente le nombre de débouchés possibles.

Pour être recruté dans une entreprise privée, le secrétaire envoie sa candidature en réponse à une offre d’emploi (CV + lettre de motivation). Aucun diplôme n’est obligatoire. Le niveau d’étude nécessaire dépend des exigences de chaque entreprise. Certains demandent un BTS, pour d’autres un BEP suffira.

Mais nous verrons en 3ème partie qu’il est recommandé d’avoir au moins un niveau BAC/BAC+2 pour accéder à postes intéressants avec des possibilités d’évolution.

Pour être recruté dans le secteur public, le candidat doit passer le concours de « Secrétaire administratif d’État » organisé par le ministère de l’Éducation Nationale. Ce concours recrute pour tous les ministères et institutions suivantes :

• ministère de l’Éducation nationale et de l’enseignement supérieur,
• ministère de l’Économie et des Finances,
• ministère des Solidarités et de la Santé,
• ministère de la Défense,
• ministère de la Justice,
• ministère de l’Intérieur et de l’outre-mer,
• ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation,
• ministère de la Culture,
• Conseil d’État et de la Cour nationale du droit d’asile,
• Caisse des dépôts et consignations.

Les candidats intégreront le ministère qu’ils ont choisi lors de leur inscription au concours et seront affectés à l’un des établissements publics de ce ministère.

Ils pourront, par exemple, intégrer la police nationale ou la gendarmerie dans le ministère de l’Intérieur, une ambassade au sein du ministère des Affaires Étrangères ou une université à l’Éducation Nationale.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

En théorie, un secrétaire a des horaires de bureau réguliers. Lorsqu’il est recruté à temps plein, il signe un contrat de 35h par semaine. Mais dans la réalité, il peut être amené à faire des heures supplémentaires pour faire face à la charge de travail, que ce soit dans le secteur privé ou dans la fonction publique.

Ses conditions de travail dépendent en partie de l’entreprise, de son service et des exigences de son supérieur hiérarchique, mais elles sont généralement convenables (horaires réguliers, travail peu physique, sécurité de l’emploi pour les fonctionnaires, etc).

2. Quel est le salaire d’un Secrétaire Administratif, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne un Secrétaire de l’Administration, rémunération, primes

2.1.1 Rémunération dans la fonction publique

Le secrétaire administratif fonctionnaire est rémunéré en fonction de son grade et de son échelon. Son salaire est de :

• 1.727€ brut par mois (1er échelon) à 2.440€ par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe normale,
• 1.761€ brut par mois (1er échelon) à 2.590€ par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe supérieure,
• 1.901€ brut par mois (1er échelon) à 2.847€ par mois (11ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe exceptionnelle.

À ce salaire de base, il faut rajouter plusieurs primes et indemnités. Certaines primes sont communes à tous les fonctionnaires et attribuées selon leur situation personnelle : l’Indemnité de Résidence (IR), en fonction du lieu auquel le fonctionnaire est affecté, ou le Supplément Familial de Traitement (SFT) pour ceux qui ont des enfants à charge, par exemple.

D’autres indemnités sont spécifiques au corps d’emplois des secrétaires, et leurs montants sont liés aux fonctions et à l’investissement de l’agent : l’Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d’Expertise (IFSE) et le Complément Indemnitaire Annuel (CIA).

Le montant de toutes ces primes varie selon plusieurs critères, mais en moyenne, elles permettent au secrétaire débutant de percevoir un salaire de 1.650€ net par mois en province et de 1.850€ net par mois en Île-de-France.

2.1.2 Rémunération dans le secteur privé

La rémunération du secrétaire salarié dépend de l’entreprise pour laquelle il travaille et de son expérience.

Au début de sa carrière, il touche généralement le SMIC. Son salaire évolue avec les années d’expérience et les responsabilités, pouvant aller jusqu’à 2.000€/2.500€ brut par mois.

Pour augmenter son salaire, il peut se spécialiser vers des postes un peu plus techniques : assistante de direction, assistante commerciale, secrétaire juridique ou comptable.

2.2 Évolution professionnelle d’un Secrétaire Administratif

Dans le secteur privé, le métier de secrétaire peut être très similaire à celui d’assistante de direction et de secrétaire comptable. Il est donc possible d’évoluer facilement vers ces métiers.

En suivant une formation complémentaire, un secrétaire peut également accéder à des postes de gestionnaire de paie ou d’assistante commerciale qui sont nombreux et bien rémunérés.

Dans le secteur public, il est possible de gravir les échelons et les grades du cadre d’emploi des secrétaires grâce à de nombreux dispositifs :

• L’avancement d’échelon qui se fait à l’ancienneté. Le secrétaire passe automatiquement à l’échelon supérieur après avoir passé le nombre d’années nécessaire à son échelon actuel. Le changement d’échelon fait légèrement augmenter la rémunération du fonctionnaire, mais pas ses responsabilités.

• L’avancement de grade, qui est possible après avoir atteint un certain échelon et au bout d’un certain nombre d’années de service effectué :
  – Le secrétaire peut faire une demande « d’avancement au choix » s’il a passé au moins 1 an au 6ème échelon de son grade (secrétaire administratif de classe normale) et peut justifier de 5 ans de services dans un corps équivalent de catégorie B. Une commission évalue la demande de l’agent en fonction de sa valeur professionnelle. En cas d’avis favorable, il sera inscrit sur un tableau d’avancement par ordre de mérite et sera promu au grade de secrétaire administratif de classe supérieure, s’il fait partie du quota de promotion autorisé cette année-là.
  – Il peut également faire une demande d’inscription sur le tableau d’avancement après un examen professionnel si son ancienneté ne lui permet pas encore de faire une demande d’avancement au choix. Dans ce cas, le secrétaire peut s’inscrire s’il a atteint le 4ème échelon de son grade et a 3 ans d’ancienneté dans un corps d’emploi de catégorie B.

• Le changement de corps d’emploi, qui se fait principalement au moyen de concours internes à la fonction publique. Le secrétaire administratif pourra ainsi accéder au corps d’emploi des attachés d’administration. Il est également possible d’être promu par nomination au choix (principe similaire à l’avancement de grade).

3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Secrétaire Administratif

Le métier n’est pas réglementé, ce qui veut dire qu’il n’existe pas de diplôme obligatoire pour devenir secrétaire administratif. Il est donc possible de trouver des offres d’emplois sans niveau d’étude particulier.

Mais dans la réalité, de nombreuses entreprises demandent un diplôme d’un niveau BAC/BAC+2. Il est recommandé d’atteindre ces niveaux d’études pour trouver des postes intéressants et évoluer plus facilement tout au long de sa carrière.

Dans la fonction publique, pour devenir secrétaire administrative d’État, il existe 3 concours : externe, interne et le 3ème concours. Tous ces concours sont organisés par l’Éducation Nationale pour l’ensemble des ministères. Le concours externe pour intégrer le 1er grade est destiné aux personnes ayant le niveau BAC, mais il est également possible de passer un concours pour intégrer directement le 2nd grade avec un niveau BAC+2.

Que l’on veuille travailler dans le secteur public ou dans le secteur privé, il est donc fortement recommandé d’obtenir au minimum le BAC et idéalement un BTS.

Il est possible de suivre un baccalauréat technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (BAC STMG) ou le BAC Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA) si l’on souhaite intégrer le monde du travail dès l’obtention du baccalauréat.

Si l’élève souhaite poursuivre ses études en BTS, il devra avoir un bon dossier pour être accepté.

3.1 BAC Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA)

Accessible directement après une classe de 3ème, ce baccalauréat est très populaire. Il remplace le BAC Pro Gestion Administration, qui avait lui même regroupé deux diplômes du même domaine, quelques années auparavant : le BAC Pro Secrétariat et le BAC Pro Comptabilité.

Pendant 3 ans, les élèves apprennent à exécuter les tâches administratives, de secrétariat et de comptabilité des petites et moyennes structures (entreprise, association, service public, etc.).

L’élève peut choisir de suivre le cursus en apprentissage et d’alterner entre le travail en entreprise et des cours théoriques au lycée :

• Enseignements généraux : français, histoire-géographie, mathématiques, éducation physique, langue vivante, etc.

• Enseignements spécialisés : économie, droit, gestion des relations avec les clients, les usagers et les adhérents, organisation et suivi de l’activité de production, administration du personnel…

Pour valider son baccalauréat, l’élève passe des épreuves en contrôle continu et les épreuves du baccalauréat à la fin de la classe de terminale.

Afin de s’assurer le plus de débouchés et d’évolutions possibles, il est recommandé de suivre le BTS Gestion de PME, très demandé par les recruteurs.

3.2 BTS Gestion de la PME

Le BTS Gestion de la PME remplace le BTS Assistant de Gestion PME-PMI. Une majorité des élèves acceptés à ce BTS proviennent d’un BAC Pro GA ou d’un BAC STMG.

La formation dure 2 ans, elle peut être suivie en formation continue ou en alternance. Dans le cas d’une alternance, l’élève doit trouver une entreprise par ses propres moyens et signer un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.

Ce BTS prépare au métier d’assistant de dirigeant. L’élève suit plusieurs enseignements généraux et professionnels spécifiques à l’environnement de travail dans une PME :

• connaissances générales et expression,
• langue vivante étrangère,
• culture économique, juridique et managériale,
• gestion de la relation client et fournisseur,
• communication
• contribution à la gestion des risques,
• contribution à la gestion des ressources humaines,
• soutien au fonctionnement et au développement de l’entreprise.

À l’issue de la formation, l’élève est capable de gérer les tâches administratives, la petite comptabilité (facturation, paie, etc.), le suivi administratif commercial et l’organisation d’une PME.

3.3 Concours de Secrétaire Administratif d’Etat

Pour devenir secrétaire administratif dans la fonction publique, il est nécessaire de passer le concours de secrétaire administratif d’État.

Il existe 3 concours pour accéder au 1er grade (classe normale) et 3 concours pour le 2ème grade (classe supérieure) de secrétaire.

Pour s’y inscrire, le candidat doit tout d’abord répondre aux conditions générales d’accès à la fonction publique :

• être de nationalité française ou ressortissant d’un pays membre de l’Union Européenne,
• jouir de ses droits civiques,
• être en règle avec la législation en cours du service national,
• être jugé apte physiquement à exercer ses futures fonctions.

Puis selon son profil, il doit choisir l’un des 3 concours :

• Le concours externe réservé aux personnes extérieures à la fonction publique. Les candidats souhaitant intégrer le 1er grade doivent avoir le BAC et les candidats au 2ème grade, un BAC+2.

• Les 2 concours internes destinés aux fonctionnaires, contractuels et militaires ayant au moins 4 années de service effectif.

• Les 3ème concours réservés aux professionnelles pouvant justifier :

– d’une ou de plusieurs activités professionnelles d’une durée cumulée de 4 ans dans un domaine correspondant aux missions dévolues aux fonctionnaires du grade visé,

ou

– d’un ou de plusieurs mandats de membre d’une assemblée élue d’une collectivité territoriale,

ou

– d’une ou de plusieurs activités en qualité de responsable, y compris bénévole, d’une association.

Déroulement du concours :

Les concours externes sont composés de deux épreuves écrites d’admissibilité et d’un entretien oral d’admission.

Les concours internes sont composés d’une épreuve écrite d’admissibilité et d’un oral d’admission.

Les 3ème concours sont uniquement composés d’un entretien oral. Le candidat devra préalablement remplir un dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP).

Notre fiche métier de secrétaire SAENES (Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur) vous donnera tous les détails des épreuves du concours de secrétaire d’État de classe normale et de classe supérieure.

Les candidats admis seront affectés dans le ministère qu’ils ont choisi à l’inscription et seront titularisés après une année probatoire.