Fiche Métier d’Assistante de Direction

L’assistante de direction gère l’organisation administrative d’une entreprise aux côtés du directeur. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir assistante de direction.

Synonymes et métiers similaires : secrétaire de direction, assistante de gestion, adjoint administratif, assistante comptable, secrétaire médicale, assistante RH, assistante manager, office manager.
Niveau d’étude ou diplôme minimum : généralement BTS Assistant Manager (BAC+2).
Études en alternance : 
Salaire débutant : 2.000€ brut + primes.
Statut : salarié, fonctionnaire.
Limite d’âge pour le recrutement : aucune.

1. Que fait une Assistante de Direction : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’une Assistante de Direction, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Assistante de Direction

1.1 Quotidien de ce métier

L’assistante de direction assiste le directeur dans toutes les tâches administratives et financières liées à l’entreprise.

À son arrivée dans l’entreprise, elle écoute les messages vocaux et consulte les e-mails reçus depuis la veille pour y répondre rapidement. Elle désactive les répondeurs pour pouvoir décrocher au standard en direct.

Tout au long de la journée, elle filtre les appels en fonction de leur importance, prend les messages à destination du directeur et lui transfère les contacts importants : clients, fournisseurs, prestataires, équipe commerciale sur le terrain, etc.

C’est l’assistante de direction qui rédige et met en page les communications de l’entreprise sur divers supports : courriers, mails, affiches, … Elle doit aussi classer et archiver ces documents, et rédiger les comptes-rendus de réunion.

Elle gère l’agenda professionnel du directeur : déplacements, réunions, dîners professionnels, réservation de transports, séminaires, etc. Elle s’occupe aussi de la gestion des événements de l’entreprise : traiteur, matériel, déplacements, …

Elle peut aussi gérer l’emploi du temps personnel de son patron à sa demande.

L’assistante de direction contrôle le budget, les achats et les bénéfices de l’entreprise : elle établit les notes de frais, gère les stocks de fourniture et met à jour les tableaux de bord des équipes de vente.

De manière générale, son quotidien est de gérer toutes les situations, même imprévues : remplacement d’un smartphone en panne, coupure d’électricité, achat d’un costume, réservation d’un vol, livraison d’un repas, recrutement en urgence, etc.

Les missions de l’assistante de direction peuvent varier en fonction de la structure qui l’emploie :

• Assistante de direction dans une PME : elle prend en charge des missions liées à la communication, au marketing, aux ressources humaines et à la comptabilité de l’entreprise.

• Assistante de direction dans un Grand Groupe : davantage concentrée sur l’organisation du planning du dirigeant, elle doit savoir manier plusieurs fuseaux horaires en même temps.

• Assistante de direction à son compte : elle peut s’occuper de plusieurs petites entreprises, ou d’un seul grand client. Que ce soit seule en freelance ou en tant que gérante d’une équipe, elle doit en plus s’occuper de la gestion de sa propre activité.

C’est un métier plutôt féminin, mais il est tout à fait possible pour un homme de devenir assistant de direction.

1.2 Tenue et équipement

L’assistante de direction est en contact direct avec les clients. Elle doit porter des tenues qui reflètent l’état d’esprit de l’entreprise. Selon l’entreprise, elle pourra donc porter des vêtements plus ou moins chics.

Dans une start-up, l’assistante de direction peut se permettre de travailler dans une tenue décontractée : jean, chemisier.

Dans une entreprise de taille plus conséquente, le dress code est plus strict : tailleur pantalon ou jupe, top et chaussures habillées.

Dans tous les cas, elle doit prendre soin de son allure : coiffure soignée et maquillage discret.

Au niveau matériel, elle est équipée d’un smartphone, d’un ordinateur, et de tout le matériel de bureautique nécessaire. Dans certains cas, elle peut bénéficier d’un véhicule de fonction.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

La qualité indispensable pour devenir assistante de direction est la polyvalence pour s’adapter à toutes les situations.

Cette professionnelle est à l’aise dans la communication orale et écrite. Elle fait preuve d’une grande courtoisie et possède une parfaite maîtrise de la langue française.

Elle est capable de gérer les conflits et les situations de crise grâce à sa diplomatie et à sa résistance au stress.

Sa rigueur lui permet de gérer plusieurs agendas et de traiter des tâches fastidieuses comme la mise à jour des bases de données.

Son dévouement l’aide à accéder aux différentes demandes de sa hiérarchie, et son empathie lui permet de garder un bon contact avec les équipes de vente.

Sa discrétion est appréciée pour garder les informations confidentielles de l’entreprise.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

L’assistante de direction travaille dans les entreprises privées, dans des secteurs d’activités variés :

• industrie automobile,
• import / export,
• immobilier,
• consulting,
• expertise comptable, etc.

Certains organismes à but non lucratif emploient des assistantes de direction :

• associations,
• Organismes Non Gouvernementaux (ONG).

Pour postuler dans une entreprise ou un organisme à but non lucratif, l’assistante de direction transmet un dossier de candidature (CV + lettre de motivation) en réponse à une offre d’emploi. Elle peut aussi envoyer des candidatures spontanées.

Si son profil intéresse le recruteur, il la convoque pour un entretien d’embauche.

Elle peut aussi exercer son métier dans des établissements publics :

• collectivités territoriales : mairie, métropole, …
• services de l’État : préfectures, DREAL, …
• etc.

Mais dans ce cas, elle devra passer les concours de la fonction publique pour trouver un emploi.

Une assistante de direction peut aussi décider de créer son activité et de devenir son propre patron.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

L’assistante de direction salariée ou fonctionnaire travaille généralement selon un cycle régulier : 9h00 – 18h00. Cependant, sa hiérarchie lui demande régulièrement d’effectuer des heures supplémentaires.

Elle doit faire preuve d’une grande disponibilité, de jour comme de nuit, pour répondre aux demandes du directeur.

Selon le secteur d’activité qui l’emploie, elle peut bénéficier de RTT en plus de ses congés payés annuels.

Élément indispensable de l’entreprise, l’assistante de direction profite de conditions de travail confortables et bénéficie d’avantages (primes, cadeaux, repas d’entreprise, etc.).

À son compte, l’assistante de direction ne compte pas ses heures pour gérer et développer son activité, surtout les premières années.

Le diplôme de référence des assistantes de direction est le BTS Assistant Manager (BAC+2) qui se prépare dans les lycées publics, les Centre de Formation d’Apprentis (CFA), les écoles de management / gestion et les organismes de formation à distance.

Ce diplôme peut être préparé en alternance, ce qui permet à l’étudiante d’acquérir une première expérience professionnelle avant même d’avoir obtenu son diplôme. Si elle ne suit pas ce cursus en alternance, la future assistante de direction devra tout de même effectuer des stages en entreprise (12 semaines au total), dont un au sein d’un service international.

À l’école, les matières enseignées sont :

• Culture générale et expression,
• Économie générale,
• Économie d’entreprise,
• Droit,
• Organisation de l’action,
• Relations professionnelles internes et externes,
• Activités professionnelles de synthèse,
• Aide à la décision,
• Information,
• Langue vivante 1,
• Langue vivante 2,
• Atelier métier.

Après l’obtention du BTS Assistant manager, l’ancienne élève peut être embauchée au sein de l’entreprise qui l’a formé (ou reçu en stage), ou bien commencer à postuler dans d’autres entreprises.

Bien que le BTS AM soit le diplôme le plus évident pour devenir assistante de direction, plusieurs autres formations peuvent conduire à ce métier. Il existe par exemple le BTS Assistante de gestion PME / PMI (BAC +2), plus orienté sur la gestion de petites et moyennes structures.

Au niveau BAC +3, la Licence d’Administration Économique et Sociale (AES) et la Licence Professionnelle de Management permettent également de devenir assistante de direction.

Si elle se destine à une carrière dans le secteur public, l’assistante de direction passe un concours de la filière administrative pour devenir fonctionnaire :

• Concours de Rédacteur Territorial (catégorie B, niveau BAC),
• Concours d’Adjoint Administratif Territorial (catégorie C, niveau CAP/BEP).

Ces deux concours sont organisés par les centres de gestion (par département) en fonction des besoins de recrutement. Cela veut dire que ces concours ne sont pas ouverts tous les ans dans tous les départements. On estime qu’ils le sont plutôt tous les deux ans.

Après la réussite des épreuves, les lauréates sont inscrites sur une liste d’aptitude nationale, qui leur confère le droit de postuler aux offres d’emploi de rédacteur territorial ou d’adjoint administratif territorial.

Une fois en poste, la rédactrice ou l’adjointe administrative effectue une année de stage, avant d’être titularisée.