Un office manager gère l’ensemble des missions secondaires de l’entreprise pour assister le dirigeant : gestion du personnel, comptabilité, tâches administratives et juridiques, élaboration et suivi des budgets… Il relaie aussi en interne les informations qui concernent la vie de l’entreprise. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir office manager.
Synonymes et métiers similaires : assistant de direction, secrétaire de direction, manager, comptable, responsable RH, community manager, responsable administratif et financier, secrétaire général, chargé de communication.
Niveau d’étude ou diplôme minimum : BTS.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : 2.300€ brut par mois.
Statut : salarié, indépendant.
Limite d’âge pour le recrutement :
1. Que fait un Office Manager : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’un Office Manager, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, études, formations pour devenir Office Manager
1. Que fait un Office Manager : missions, tâches et fonctions
1.1 Quotidien de ce métier
L’office manager travaille en lien direct avec le directeur général et exerce pour lui des missions très diverses. De manière générale, son objectif est de faciliter le travail et la qualité de vie des collaborateurs en entreprise.
Lorsqu’il fait partie d’un grand groupe, ses missions sont axées sur un ou plusieurs aspects du métier. En revanche, dans une PME ou une start-up, l’office manager doit faire preuve de plus de polyvalence.
Ses journées sont rythmées par la gestion du secrétariat et par les demandes de ses collaborateurs.
Il doit savoir prioriser les tâches pour augmenter la productivité des équipes :
- réponse aux appels entrants,
- traitement du courrier et des mails,
- organisation des réunions,
- rédaction de synthèses et de reporting,
- commandes de fournitures,
- élaboration des budgets et suivi, etc.
Les missions administratives et comptables de l’entreprise lui sont également confiées. Il gère les ratios d’analyse de l’entreprise, crée et suit les tableaux de bord financiers et remplit tous les documents nécessaires à son fonctionnement légal : avis d’imposition, déclaration sociale nominative, taxe sur les salaires,…
L’office manager met aussi en place des actions concrètes pour renforcer la cohésion d’équipe et améliorer l’engagement des collaborateurs et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise : repas d’entreprise, séminaires à l’étranger, afterwork, événements de team building, etc.
Il doit donc organiser la communication interne pour que tous les salariés participent à ces événements : envoi de mailing, newsletter, posts sur les réseaux sociaux d’entreprise, affichage, etc. Il sélectionne les lieux et réserve les transports.
Il est aussi chargé de la communication externe : c’est lui qui échange au quotidien avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires, etc. Pour séduire de nouveaux prospects, il est à l’écoute des nouvelles tendances du marché et propose des plans marketing et de communication digitale adaptés.
La gestion du personnel est une autre mission de taille pour l’office manager : il gère les absences des collaborateurs, participe aux recrutements des nouveaux talents et organise la formation continue des salariés.
L’office manager participe à la transformation digitale de l’entreprise, à la sécurisation du système d’information et au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il optimise les investissements informatiques et veille à la gestion du big-data.
C’est aussi l’office manager qui veille à la propreté des locaux professionnels : il sélectionne un prestataire pour le ménage et supervise les éventuels travaux de mise aux normes. Il peut aussi développer une politique RSE (Responsabilité Sociale de l’Entreprise) et mettre en place les actions nécessaires : poubelle de tri, gestion du papier, etc.
La majorité des office manager sont des hommes mais le métier a tendance à se féminiser.
1.2 Tenue et équipement
Il n’existe pas de tenue type pour l’office manager : on lui demande simplement de respecter le dress code de l’entreprise qui l’emploie. En contact permanent avec l’ensemble des collaborateurs, il doit tout de même veiller à présenter une image soignée.
Son équipement de bureau se compose d’un excellent matériel informatique : ordinateur fixe / portable, caméra visio, fauteuil ergonomique, imprimante scanner, téléphone numérique, etc. Son ordinateur contient tous les logiciels de base (Word, Excel, etc.) et spécialisés dans la gestion, la comptabilité, etc.
D’autres plateformes de gestion de projet lui sont également indispensables comme Trello, pour organiser ses missions par ordre de priorité ou encore Slack, pour gérer la communication interne de l’entreprise.
1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires
La principale qualité de l’office manager est la polyvalence : il doit pouvoir passer d’une tâche à une autre sans perdre de vue ses objectifs généraux.
Sa souplesse d’esprit est appréciée pour accueillir avec diplomatie les multiples demandes de ses collaborateurs. Sa rigueur l’aide aussi à organiser son agenda par ordre de priorités.
Sa réactivité et son sens de la communication sont nécessaires pour dialoguer aisément avec les équipes internes et les contacts externes de l’entreprise.
La curiosité et la maîtrise des derniers outils numériques lui permettent de rester à la pointe de ce métier évolutif.
1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
L’office manager peut exercer son métier dans les structures suivantes, tous domaines d’activité confondus :
- startup,
- TPE – PME,
- cabinet de conseil,
- cabinet d’avocats,
- grandes entreprises, etc.
Pour postuler, il lui suffit d’envoyer son dossier (CV + lettre de motivation) en réponse à une offre d’emploi ou de transmettre une candidature spontanée. Il devra passer un entretien préalable à l’embauche.
Chaque année ce sont plus de 3.000 offres d’emploi d’office manager qui sont publiées, assurant une bonne insertion professionnelle.
Il a également la possibilité de travailler à son compte en montant sa micro-entreprise : il peut ainsi travailler sur plusieurs secteurs d’activité en même temps (banque, assurance, bâtiment, commerce électronique, etc).
1.5 Horaires, conditions et temps de travail
En règle générale, l’office manager effectue des heures fixes selon un modèle : 9h00 – 18h00.
Cependant il doit pouvoir être disponible pour l’ensemble de ses interlocuteurs. C’est pourquoi, il n’est pas rare qu’il effectue des heures supplémentaires qui lui sont rémunérées dans le respect de la Convention Collective de l’entreprise.
Il a droit à des congés payés qui sont également fonction de son secteur d’activités.
Il profite de conditions de travail confortables : confiance des collaborateurs, matériel de bureau ergonomique, événement d’entreprise favorisant la cohésion d’équipe, etc. Mais il faut qu’il veille à ne pas de retrouver déborder par les tâches qui lui sont confiées.
2. Quel est le salaire d’un Office Manager, son évolution de carrière
Au début de sa carrière, l’office manager perçoit un salaire mensuel brut moyen de 2.300€ (1.794€ net). Après quelques années d’expérience ou s’il présente des compétences spécifiques, il peut voir sa rémunération augmenter aux alentours de 3.700€ brut par mois (2.886€ net).
En fin de carrière, l’office manager confirmé gagne 5.000€ brut par mois en moyenne (3.900€ net). Il devient le bras droit du dirigeant : il gère des projets stratégiques pour l’entreprise et a un grand pouvoir décisionnaire.
En plus de ces salaires de base, il a souvent droit à des primes et à des avantages sociaux : tickets restaurant, abonnement téléphonique, cadeau de fin d’année, etc.
S’il exerce en tant que freelance, il gagne sensiblement le même salaire, variable en fonction de sa capacité à décrocher de nouveaux contrats.
Pour gagner en responsabilités et augmenter sa rémunération, l’office manager peut évoluer vers les postes suivants :
- secrétaire général : jusqu’à 6.600€ brut par mois (5.148€ net),
- responsable administratif et financier : jusqu’à 8.300€ brut par mois (6.474€ net).
Autre possibilité d’évolution professionnelle : l’office manager peut décider de se spécialiser pour devenir responsable des Ressources Humaines (RH), assistant juridique, chargé de marketing et communication ou chief happiness manager.
Pour cela, il peut faire appel à son Compte Personnel de Formation (CPF) et suivre, en accord avec son employeur, une formation sur son temps de travail pour se spécialiser. Ce changement de poste peut aussi être décidé avec l’entreprise sur la base de l’expérience acquise.
3. Quels diplômes, études, formations pour devenir Office Manager
Toutes les formations pour devenir office manager sont accessibles après le BAC : BTS, Licence et Master.
La voie classique pour parvenir à ce métier est de valider un BTS d’Assistante de Direction ou d’Assistant Manager. Il est également possible de se tourner vers un BTS Support à l’Action Managériale ou un BTS Gestion de la PME.
Ces formations professionnalisantes d’une durée de deux ans, sont suivies en alternance entre l’école et l’entreprise. Elles permettent à l’élève de déterminer le type d’organisation qu’il souhaite intégrer et sont rémunérées.
Pour gagner en responsabilités tout au long de sa carrière le candidat au poste d’office manager peut privilégier une formation en management plus longue : Licence / Bachelor (BAC+3) ou Master / Mastère Spécialisé (BAC+5).
Il a le choix entre l’université ou une école de commerce pour valider cette formation :
- Licence Management des Entreprises et des Administrations,
- Bachelor Gestion,
- Bachelor Management,
- Master Management, Gestion, Finance, etc.
Au cours de ces formations, il aborde des domaines aussi variés que la finance, le commerce, la gestion, les ressources humaines, le marketing ou encore l’informatique et le digital.
Certaines écoles privées proposent des Mastères Spécialisés d’Office Manager pour évoluer en entreprise ou en cabinets d’avocats. Ce diplôme est accessible aux titulaires d’une Licence 3 et à toute personne qui a 5 années d’expérience professionnelle.
Au cours de son année de Master / Mastère, le futur office manager effectue un stage rémunéré de 6 mois en entreprise qui lui permet de mettre en application les connaissances acquises. Il doit rédiger un mémoire universitaire sous la direction d’un enseignant référent pour valider son diplôme.
La prise de poste a lieu rapidement après la fin des études car le métier d’office manager est recherché par les entreprises. Le candidat est recruté pour une période d’essai de 3 mois renouvelable 1 fois à l’issue de laquelle il signe généralement un CDI.
L’office manager suit des formations tout au long de carrière pour se tenir informé des dernières innovations en matière de management (en réseau, agile, gestion de crise, etc), de stockage des données, de gouvernance des talents ou de gestion de projets.
