Fiche Métier d’Assistante des Ressources Humaines

1. Que fait une Assistante des Ressources Humaines : missions, tâches et fonctions

Le poste d’assistante des ressources humaines est le plus souvent confié à une jeune diplômée. Elle aide le gestionnaire des ressources humaines à mettre en œuvre la politique de développement des ressources humaines d’une entreprise, d’un établissement public ou d’une association. Ses missions sont avant tout administratives.

Mais l’étendue de ses missions peut être très variable d’une entreprise à l’autre.

Dans une grande entreprise, elle travaille au sein d’une équipe de techniciens RH spécialisés, chacun responsable d’un aspect de la gestion du personnel : la paie, le recrutement, la gestion des carrières, etc. Dans ce cas, ses tâches se limiteront souvent à la gestion administrative.

Dans les petites ou moyennes entreprises, si elle est seule avec le responsable RH, elle sera responsable de l’aider sur l’ensemble des missions RH (gestion administrative, formation, recrutement, paie, etc). Elle peut, dans ce cas, avoir de très grandes responsabilités.

1.1 Quotidien d’une Assistante RH

• Gestion administrative quotidienne du personnel :

Elle assure avant tout le suivi administratif de la gestion du personnel. Elle constitue et suit le dossier social du salarié. Ce dossier administratif réunit toutes les informations dont l’entreprise a besoin pour gérer le salarié de son embauche à son départ de l’entreprise : type de contrat, rémunération, prime, taux d’imposition sur le revenu, absences, etc.

L’assistante est tout particulièrement responsable de la gestion des absences. Elle enregistre les arrêts de travail, les absences injustifiées, les congés payés, les RTT, etc. Dans le cas des congés maladie, elle assure le suivi du dossier maladie auprès de la sécurité sociale. Elle s’assure que le dossier de chaque salarié soit mis à jour avec toutes ces informations.

Si cela n’est pas fait par le gestionnaire de paie, elle est généralement chargée de rédiger la promesse d’embauche et le contrat de travail des nouvelles recrues. Elle s’occupe de l’affiliation du nouveau salarié aux organismes sociaux (sécurité sociale, caisse de retraite, mutuelle, etc.). Elle s’occupe également d’organiser le départ du salarié : solde tout compte, déclaration de sortie aux organismes sociaux, attestation pôle emploi, attestation de travail, dossier de liquidation de retraite, etc.

L’assistante des ressources humaines répond également aux questions des salariés, notamment sur des points de législation du travail. Elle fait remonter à sa hiérarchie les éventuelles problématiques ou situations conflictuelles qu’elle aurait pu découvrir lors de ces échanges. Enfin, elle s’assure de l’organisation régulière des réunions de représentation du personnel (comité d’entreprise, délégué du personnel, etc.).

Selon l’entreprise, elle peut aussi être chargée de tâches annexes, telles que :

– l’organisation des visites médicales,
– la mise à jour des procédures administratives,
– la gestion les tickets restaurants,
– le suivi disciplinaire,
– l’élaboration des bilans et des tableaux de bord, etc.

• Gestion des salaires :

Lorsqu’un gestionnaire de paie ou un cabinet d’expert-comptable s’occupe de la gestion des paies, l’assistante RH peut être responsable de collecter et de communiquer les informations variables (absence, congé maladie, prime sur objectif, etc.) pour l’établissement des bulletins de paie.

Si c’est elle qui est responsable de toute la gestion de paie, elle collecte les informations, les entre dans le logiciel de paie, édite, contrôle et distribue les bulletins de paie. Elle effectue les déclarations aux organismes sociaux et prépare les bordereaux pour le paiement des charges sociales.

• Gestion du recrutement et de la formation :

Dans les petites et moyennes entreprises, l’assistante RH peut être amenée à s’occuper du recrutement et de la formation du personnel non-cadre.

Avec l’aide des managers, elle rédige la fiche de poste et l’offre d’emploi. Elle lit et sélectionne les candidatures, les présente à sa responsable si nécessaire, contacte les candidats, organise les entretiens et communique la décision d’embauche.

Elle accueille la nouvelle recrue, lui fait visiter les locaux, lui explique le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise. Elle peut également être responsable de son parcours d’intégration. Dans ce cas, elle organise les premiers jours ou semaines du salarié (rencontre des managers, visites de clients ou de locaux, séance de formation, etc).

En ce qui concerne la gestion de la formation, elle renseigne les salariés sur leurs possibilités de formation et les démarches à entreprendre. Elle peut par exemple organiser des réunions d’information sur le Compte Personnel de Formation (CPF) et la manière dont le salarié peut l’utiliser pour financer une formation.

L’assistante peut également contribuer à établir un plan de développement des compétences. Avec l’aide des managers, elle établit la liste des compétences cruciales pour la performance de chaque département puis organise des séances de formation en interne ou à l’extérieur.

Même si la majorité des assistantes RH sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.

1.2 Tenue et équipement

La tenue d’une assistante en ressources humaines dépend du code vestimentaire de la structure dans laquelle elle travaille : tailleur ou tenue de ville généralement. Mais dans tous les cas, on lui demandera d’avoir une tenue et une attitude irréprochable, car elle représente la direction auprès des employés et des candidats.

Elle travaille à son bureau à l’aide d’un ordinateur et de plusieurs logiciels : logiciel de paie, logiciel de Système d’Information Ressources Humaines (SIRH), etc.

1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires

Avant tout, elle doit être polyvalente car son poste lui demande d’aborder toutes les facettes de la gestion du personnel. Elle est rigoureuse et organisée pour jongler avec toutes ces taches. Elle doit maîtriser les outils informatiques, le droit du travail, la comptabilité de base et mettre régulièrement à jour ses connaissances.

L’assistante RH doit aimer les contacts humains, être avenante et à l’écoute pour faciliter l’intégration et le parcours de l’employé au sein de l’entreprise. Elle est discrète, car elle a accès à des informations confidentielles et sensibles, autant sur les employés que sur l’entreprise.

Enfin, la maîtrise de l’anglais peut être un véritable atout pour celles qui souhaitent travailler dans une entreprise internationale.

1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier

Il existe de nombreuses offres d’emploi. Pourtant, les débouchés sont mitigés, car il y a également beaucoup de candidats. Il est cependant tout à fait possible de trouver un poste rapidement, mais il faudra mettre toutes les chances de son côté pour se démarquer : choisir la bonne formation par rapport à son projet professionnel, multiplier les stages pertinents, maîtriser l’anglais, etc.

Le poste est souvent attribué aux jeunes diplômées, par conséquent, il est rarement demandé d’avoir une longue expérience.

Ce poste est un bon tremplin pour commencer sa carrière, car il permet d’être en contact avec tous les domaines des ressources humaines.

Une assistante RH peut postuler dans une association ou une entreprise privée (PME, grande entreprise, grand groupe, etc) dans tous les secteurs d’activité (commerce, industrie, banque, assurance, sociétés de services, etc.).

Elle peut également exercer dans la fonction publique territoriale et hospitalière. Pour y accéder, elle a plusieurs choix selon sa situation (statut de fonctionnaire, diplôme, expérience, etc.)  :

• passer le concours des Adjoints Administratifs Territoriaux (AAT), des Adjoints Administratifs Hospitalier (AAH) ou des Rédacteurs Territoriaux.
• être recrutée directement (sans concours) sous certaines conditions.

Si elle réussit le concours de la fonction publique territoriale (adjoint ou rédacteur), elle est inscrite sur une liste d’aptitude nationale qui lui permet de postuler aux offres d’emploi de toutes les collectivités locales. Si elle réussit le concours des adjoints hospitaliers, elle est recrutée en tant que stagiaire pendant 1 an avant d’être titularisée.

Quelle que soit la structure, elle est toujours rattachée à un gestionnaire, responsable ou directeur des ressources humaines.

1.5 Horaires, conditions et temps de travail

Peu importe la structure dans laquelle elle travaille, une assistante RH a des horaires de bureau : de 8h/9h à 17h/19h. Selon l’étendue de ses missions, elle connaît des périodes de forte activité pendant lesquelles elle devra faire des heures supplémentaires.

Les conditions de travail sont bonnes (travail en bureau, horaires réguliers, etc.) mais peuvent être stressantes. En particulier, si elle doit assister le responsable des ressources humaines sur l’ensemble des domaines de la gestion du personnel.

2. Quel est le salaire d’une Assistante RH, son évolution de carrière

2.1 Combien gagne une Assistante des Ressources Humaines, rémunération, primes

2.1.1 Rémunération dans le privé

Le salaire moyen d’une assistante RH dans le privé se situe :

• entre 1.900€ et 2.300€ brut par mois ( entre 1.482€ et 1.794€ net) pour les profils juniors (0 à 3 ans d’expérience),
• entre 2.300€ à 3.000€ (entre 1.794€ et 2.340€ net) pour ceux qui sont un peu plus expérimentés (entre 3 et 8 ans d’expérience),
• jusqu’à 3.500€ (2.730€ net) à partir de 8 ans d’expérience.

Le salaire moyen est donc d’environ 2.800€ brut par mois (2.184€ net). Ces salaires peuvent être un peu plus bas en province.

2.1.2 Rémunération dans la fonction publique

Dans la fonction publique, l’assistante RH fait généralement partie du cadre d’emploi d’adjoint administratif territorial ou hospitalier (catégorie C) ou du cadre des rédacteurs territoriaux (catégorie B). Elle est rémunérée en fonction de son grade et de son échelon.

Les Adjoints Administratif Territoriaux (AAT) et les Adjoints Administratif Hospitalier (AAH) sont rémunérés (hors primes) :

• entre 1.751€ et 1.853€ brut par mois au grade d’adjoint administratif,
• entre 1.751€ et 2.037€ au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe,
• entre 1.751€ et 2.294€ au grade d’adjoint administratif principal de 1ère classe.

Les rédacteurs territoriaux sont rémunérés (hors primes) :

• entre 1.751€ et 2.440€ brut par mois au grade de rédacteur,
• entre 1.761€ et 2.590€ au grade de Rédacteur principal de 2ème classe,
• entre 1.901€ et 2.847€ au grade de Rédacteur principal de 1ère classe.

En plus de leur salaire, les assistantes RH fonctionnaires touchent plusieurs primes et indemnités. Elles varient selon la situation personnelle de l’assistante (lieu d’habitation, nombre d’enfants à charge…), mais également la fonction publique pour laquelle elle travaille.

Les indemnités sont les mêmes pour tous les agents hospitaliers alors qu’elles varient selon les collectivités locales. Elles représentent un complément de salaire non-négligeable.

2.2 Évolution professionnelle d’une Assistante RH

Le métier d’assistante des ressources humaines est un tremplin vers tous les postes au sein du service RH :

• assistant, chargé ou responsable de recrutement,
• assistant, chargé ou responsable de formation,
• gestionnaire de carrière,
• gestionnaire de paie,
• auditeur social,
• chargé de relations sociales, etc.

Après plusieurs années d’expérience à l’un ou plusieurs de ces postes, elle pourra évoluer vers des postes d’encadrement, tels que responsable des ressources humaines ou directrice des ressources humaines selon l’organisation de l’entreprise pour laquelle elle travaille.

Les possibilités et la vitesse d’évolution dépendent de plusieurs facteurs, comme la formation et la taille de l’entreprise.

Une assistante RH ayant reçu une formation BAC+5 d’une école de commerce réputée aura certainement plus de facilités à évoluer rapidement vers des postes à responsabilités qu’une assistante d’un niveau BAC+2.

Mais la taille de l’entreprise est également une variable importante. Travailler dans une petite ou moyenne entreprise peut avoir des avantages non-négligeables. Une assistante RH avec un BAC+2 qui a dû s’occuper de l’ensemble de la gestion du personnel (paie, recrutement, formation) dans une PME aura acquis plus rapidement les compétences nécessaires pour être promue responsable des ressources humaines dans cette même entreprise.

Il est donc possible d’évoluer quel que soit son niveau de formation, mais pas forcément dans le même type de structure.

3. Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Assistante RH

Le niveau d’étude minimum pour exercer le métier d’assistante RH se situe au niveau BAC+2. Mais il est possible de poursuivre ses études vers une Licence puis un Master si l’on souhaite évoluer plus rapidement vers des postes à responsabilités.

3.1 Diplômes et formations BAC+2 / BAC+3

Il est possible de devenir assistante RH avec un diplôme d’État ou un certificat professionnel de niveau Bac+2 / BAC+3. Plusieurs formations sont possibles, dont les plus reconnues :

• BTS Comptabilité Gestion (CG),
• BTS Gestion de la PME (remplace le BTS assistant de gestion PME-PMI),
• Titre Professionnel (TP) Assistante Ressources Humaines,
• BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) option Gestion des Ressources Humaines (GRH),
• Licence Professionnelle métiers de la GRH, spécialité « Assistant »…

Voyons plus en détails le BUT GEA, le TP Assistante Ressources Humaines et la Licence pro métiers de la GRH.

3.1.1 BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)

Ce diplôme universitaire est accessible aux bacheliers inscrits sur la plateforme PARCOURSUP. La sélection se fait à partir du dossier de l’étudiant. Si son profil est présélectionné, il pourra être convoqué à un entretien. La formation peut être suivie en formation initiale ou en alternance.

Le cursus de 3 ans forme aux différentes techniques de gestion. Il est possible de choisir parmi 3 options :

• Gestion Comptable et Financière (GCF),
• Gestion et Management des Organisations (GMO),
• Gestion, Entreprenariat et Management des Activités (GEMA),
• Gestion des Ressources Humaines (GRH).

L’étudiant en option RH devra suivre certains enseignements communs à toutes les options et des enseignements spécifiques. Le programme est intense :

– économie,
– mathématiques et statistiques,
– comptabilité financière,
– fiscalité,
– droit du travail et des affaires,
– outils de la gestion RH (paie, recrutement, formation, compétences, relations sociales, etc.),
– gestion administrative,
– anglais,
– projet personnel et professionnel,
– stage de 10 semaines.

Le diplôme s’obtient à l’issue d’un contrôle continu et d’épreuves finales.

3.1.2 TP Assistante Ressources Humaines de niveau III

Cette certification est homologuée par le Répertoire Nationale des Certifications Professionnelles (RNCP), ce qui valide la qualité de la formation.

Ce titre professionnel est accessible aux bacheliers ou aux personnes ayant un diplôme équivalent (niveau IV).

Les titres professionnels reconnus par le RNCP sont des formations courtes et techniques qui préparent à l’insertion professionnelle. Aussi, elles couvrent toutes les compétences opérationnelles demandées aux assistantes RH :

– Assurer l’administration du personnel : gérer administrativement le parcours de l’employé, élaborer des tableaux de bord, assurer une veille juridique, collecter les éléments variables nécessaires à la gestion de la paie, etc.

– Mettre en œuvre les processus de recrutement, d’intégration et de formation des salariés : rédiger un profil de poste et une offre d’emploi, présélectionner les candidats, conduire un entretien, organiser l’intégration du salarié, élaborer et suivre un plan de formation, etc.

La formation peut être suivie à distance avec différents organismes privés. Les adultes en reconversion, au chômage ou en poste, apprécieront le format à distance qui leur permet d’aller à leur rythme. Des possibilités de financement sont possibles, notamment l’utilisation des heures du Compte Personnel de Formation (CPF) ou par pôle emploi pour les chômeurs.

3.1.3 Licence Professionnelle métiers de la GRH, spécialité « Assistant »

Cette licence professionnelle est accessible avec un BAC+2 lié aux métiers de la gestion, tel que le BTS gestion de la PME par exemple. Il est également possible d’y accéder après une 2ème année de Licence dans un autre domaine (droit, science économique, etc).

Elle se prépare en 1 année, et forme l’étudiant à la gestion administrative du personnel. Le recrutement est différent selon l’université, certaines font passer des tests, d’autres effectuent une sélection sur dossier et font passer un entretien.

Le cursus peut être suivi en formation continue ou en apprentissage. Si l’étudiant choisit la formation continue, il devra réaliser plusieurs semaines de stage.

Les cours couvrent toutes les connaissances et compétences nécessaires à l’assistante RH :

– droit du travail,
– gestion du dossier individuel des salariés,
– relation avec les administrations et les organismes sociaux,
– gestion du temps de travail et des absences,
– réalisation du bilan social et les tableaux de bord RH,
– contribution au processus de recrutement et établissement d’un plan de formation,
– anglais appliqué aux RH.

Avec cette spécialisation professionnelle, l’étudiante peut directement intégrer le marché du travail en tant qu’assistante RH, assistante paie et administration du personnel ou assistante juridique et social.

Il n’est pas strictement nécessaire de continuer ses études au-delà du BAC+2/3 pour occuper le poste d’assistante RH. Mais si l’on souhaite pouvoir évoluer rapidement et travailler dans une grande entreprise, il est conseillé de poursuivre ses études au niveau BAC+5.

3.2 Diplômes et formations niveau BAC+5

3.3 Recrutement dans la Fonction Publique Territoriale

3.3.1 Cadre d’emploi des Adjoints Administratifs Territoriaux (AAT)

3.3.2 Cadre d’emploi des Rédacteurs Territoriaux

3.4 Recrutement dans la Fonction Publique Hospitalière