La secrétaire de direction est l’assistante du chef d’entreprise. Elle gère son agenda ainsi que les tâches administratives, comptables et financières de la société. C’est également elle qui assure l’accueil téléphonique et physique. Cette fiche métier vous donne toutes les informations utiles pour devenir secrétaire de direction.
Synonymes et métiers similaires : assistante de direction, office manager, assistante manager, assistante des ressources humaines, secrétaire comptable, secrétaire administrative, rédacteur territorial.
Niveau d’étude ou diplôme minimum : BAC.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : 2.000€ brut par mois + avantages.
Statut : salarié, indépendant, fonctionnaire.
Limite d’âge pour le recrutement : aucune.
1. Que fait une Secrétaire de Direction : missions, tâches et fonctions
2. Quel est le salaire d’une Secrétaire de Direction, son évolution de carrière
3. Quels diplômes, études, formations pour devenir Secrétaire de Direction
1. Que fait une Secrétaire de Direction : missions, tâches et fonctions
1.1 Quotidien de ce métier
La secrétaire de direction ou « assistante de direction », accompagne son supérieur hiérarchique dans la gestion de son activité. Suivant la taille de l’entreprise, elle peut assister :
- un Président Directeur-Général (PDG),
- un directeur,
- un dirigeant,
- un chef de service,
- un cadre, …
Il s’agit d’un métier très polyvalent : accueil, préparation des réunions, gestion des agendas, organisation des déplacements, communication, …
La secrétaire peut également assurer le suivi d’un ou plusieurs dossiers spécifiques : organisation d’un séminaire, relance clients, gestion des contrats de maintenance informatique, …
Liste de missions quotidiennes d’une assistante de direction :
- accueil des visiteurs : prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …
- tri des appels téléphoniques,
- organisation de l’agenda du dirigeant,
- préparation des réunions,
- rédaction des comptes-rendus de décision,
- conception de tableaux de bord,
- gestion administrative des contrats,
- édition des bons de livraison et factures,
- négociation avec les prestataires,
- gestion de la comptabilité clients / fournisseurs,
- organisation des déplacements professionnels,
- rédaction des lettres d’information internes,
- saisie numérique des dossiers,
- rédaction et suivi des courriers et emails,
- classement et archivage des dossiers,
- planification des recrutements et des formations,
- commande du matériel et des fournitures,
- veille informationnelle et réglementaire, …
La secrétaire de direction travaille donc en contact permanent avec tous les collaborateurs de l’entreprise et avec les divers interlocuteurs de la société : clients, fournisseurs, prestataires, …
Dans les grandes entreprises, la secrétaire de direction peut assister plusieurs cadres/chefs de service simultanément.
Certaines secrétaires de direction sont plus spécialisées :
- Secrétaire de direction bilingue : cette secrétaire de direction doit interpréter les documents reçus et transmis par l’entreprise (e-mails, courriers, …) pour une clientèle étrangère. Elle traduit également les conversations au cours des réunions et gère les appels venant de l’étranger.
- Secrétaire de direction à l’international : elle assiste le chef d’entreprise dans ses missions de communication et de management à l’international. Elle suit notamment les appels d’offres commerciaux à l’international et les relations avec les banques étrangères. Elle gère aussi les opérations douanières.
- Secrétaire de direction import – export : son rôle est d’aider le dirigeant à commercialiser un produit ou un service dans un pays étranger. Elle doit donc avoir de l’expérience dans le secteur de la vente. La secrétaire de direction import – export est généralement bilingue.
- Secrétaire de direction agroalimentaire : spécialisée dans le secteur de l’agroalimentaire, cette secrétaire de direction porte une attention particulière aux quantités et délais de production des lignes de conditionnement. Elle garantit le circuit logistique de l’entreprise : approvisionnement, livraisons, …
La majorité des secrétaires de direction sont des femmes, mais ce type de poste est ouvert aux profils masculins.
1.2 Tenue et équipement
La tenue type d’une secrétaire de direction est généralement composée :
- d’un ensemble tailleur jupe ou pantalon,
- d’un chemisier ou top,
- de chaussures de ville.
La secrétaire doit soigner son apparence (coiffure, maquillage, bijoux, …), car elle reflète l’image de la société.
Son équipement professionnel est composé d’éléments de bureau :
- ordinateur équipé de logiciels de gestion (agenda, etc.),
- repose poignet,
- chaise de bureau,
- téléphone portable/fixe,
- kit main libre,
- bannettes de bureau,
- dossiers,
- portes-documents …
Enfin, elle doit gérer la documentation d’entreprise (flyers, plaquettes commerciales, etc) qu’elle range généralement dans une armoire dédiée.
1.3 Qualités essentielles, compétences nécessaires
La secrétaire de direction est une assistante polyvalente qui sait résister à la pression hiérarchique.
Autonome et organisée, elle prend des initiatives et priorise les demandes.
Sa disponibilité et sa capacité à s’adapter l’aident à surmonter les urgences.
Ses qualités relationnelles lui permettent de dialoguer facilement avec ses collaborateurs et les intervenants extérieurs à l’entreprise.
À l’aise avec les outils bureautiques, elle maîtrise aussi les technologies de communication : visioconférences, réseaux sociaux, …
Rigoureuse et discrète, elle exerce son métier dans le respect du secret professionnel.
La connaissance d’une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) peut être exigée des recruteurs.
1.4 Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
La secrétaire de direction peut exercer son métier dans de multiples secteurs d’activité (BTP, immobilier, multimédia…), pour l’un des établissements suivants :
- association,
- entreprise du secteur privé,
- établissement public, …
Pour être recrutée par l’un de ces organismes, la secrétaire de direction doit répondre à une offre d’emploi en ligne, ou envoyer une candidature spontanée.
Elle transmet un dossier de candidature classique au recruteur : CV + lettre de motivation. Elle doit également passer un entretien d’embauche.
Pour être embauchée par une collectivité territoriale, la candidate doit réussir le concours de rédacteur territorial (catégorie B, filière administrative).
Certaines secrétaires de direction se mettent à leur compte pour assister plusieurs dirigeants. Ces assistantes indépendantes travaillent généralement depuis leur domicile.
1.5 Horaires, conditions et temps de travail
Les secrétaires de direction travaillent généralement 39 heures par semaine. Dans ce cas, elles profitent de 2 jours de RTT par mois, dans le cadre de la Réduction du Temps de Travail.
Lorsque l’activité de l’entreprise l’exige, la secrétaire effectue des heures supplémentaires. Elles sont rémunérées avec une majoration de 25%, ou bien elles sont récupérées.
Pour connaître ses droits professionnels, elle doit consulter la convention collective de son entreprise. Elle profite généralement de 30 jours de congés payés par an.
Bien que les secrétaires puissent travailler sous pression, la polyvalence requise pour exercer ce métier est généralement synonyme de grande satisfaction pour elles, qui ne connaissent pas la routine.
2. Quel est le salaire d’une Secrétaire de Direction, son évolution de carrière
Au début de sa carrière, une secrétaire de direction salariée perçoit un salaire moyen de 2.000€ brut par mois (1.560€ net) pour un contrat de 35 heures par semaine.
La secrétaire expérimentée voit son salaire augmenter pour atteindre une fourchette de 2.100€ à 3.200€ brut par mois (1.638€ à 2.496€ net).
En fin de carrière, elle touche 4.200€ brut par mois en moyenne (3.276€ net), surtout si elle travaille pour un grand groupe.
Pour fidéliser leur secrétaire, les entreprises mettent en place des avantages en plus de la rémunération de base :
- téléphone de fonction,
- tickets restaurants,
- prime de 13ème mois,
- prime sur objectifs, …
La secrétaire de direction qui exerce à son compte fixe ses tarifs. Elle peut dégager un revenu de près de 3.000€ net par mois si elle décroche des missions qui lui permettent de travailler à temps plein.
Dans la fonction publique, son salaire va de 1.707€ à 2.750€ brut par mois. Il est fixé par une grille de salaires et évolue en fonction de son expérience professionnelle. A ce salaire de base, s’ajoute de nombreuses primes.
La hiérarchie de la secrétaire de direction salariée peut décider de faire évoluer sa carrière vers des missions spécifiques comme la gestion des achats, de la communication ou des ressources humaines.
Une autre évolution de carrière commune la conduit vers le poste d’office manager, qui implique plus de responsabilités et d’autonomie. Elle peut également décider de se mettre à son compte.
3. Quels diplômes, études, formations pour devenir Secrétaire de Direction
Il existe de nombreuses formations permettant de devenir secrétaire de direction. Il est aussi possible de faire reconnaître son expérience professionnelle dans le domaine de l’assistanat de direction en passant par une VAE (Validation des Acquis de l’Expérience).
Une fois en poste, une secrétaire peut utiliser son Compte Professionnel de Formation (CPF) pour se perfectionner tout au long de sa carrière : management agile, softs skills, langues étrangères, technologie de la communication, …
3.1 Formations de niveau BAC
- BAC Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA, ex. BAC Pro Gestion Administration),
- BAC Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG), …
Ces diplômes sont suivis en alternance entre le centre de formation et une entreprise d’accueil.
Exemple du programme du BAC Pro Gestion-Administration (GA) :
- gestion administrative des relations externes,
- gestion administrative des projets,
- ateliers rédactionnels,
- économie – droit,
- langues vivantes : anglais + espagnol, …
3.2 Formations de niveau BAC+2
Pour une insertion professionnelle rapide, le candidat au poste de secrétaire de direction peut valider un diplôme de niveau BAC+2.
- BTS Support à l’action managériale,
- BTS Gestion de la PME,
- DEUST Bureautique et communication multimédia, option Assistant de direction, …
3.3 Formations de niveau BAC+3
Pour compléter son parcours et accéder à des postes à responsabilités, la secrétaire de direction peut également valider un DUT ou une licence.
- BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),
- BUT Carrières Juridiques (CJ),
- Licence Droit – Gestion,
- Licence Langues Étrangères Appliquées (LEA) …
Un stage en entreprise permet à l’élève secrétaire de direction de mettre en action ses connaissances.
Exemple du programme du BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) :
- analyse du processus de l’entreprise dans son environnement : identification des dimensions de l’entreprise, attentes des acteurs de l’entreprise, …
- aide à la prise de décision : système d’information de gestion, outils numériques, interprétation des données qualitatives et quantitatives, …
- pilotage des relations avec les parties prenantes de l’entreprise : démarche de cohésion de groupe, techniques de communication, outils de diagnostic interne et externe, …
