Réussir le Concours de Secrétaire Administratif

Vous souhaitez devenir secrétaire administratif ? Cela tombe bien, la fonction publique recrute ! Vous trouverez dans ce guide toutes les informations dont vous aurez besoin pour vous inscrire et réussir les concours de secrétaire administratif.

Le secrétaire administratif effectue des tâches administratives de gestion, de rédaction et assiste sa hiérarchie.

Pour devenir secrétaire administratif, il faut réussir un des 3 concours de la fonction publique :

• le concours interne,
• le concours externe,
• le troisième concours.

1. Quelles sont les conditions pour passer le Concours de Secrétaire Administratif
2. Comment s’inscrire au Concours de Secrétaire Administratif
3. Quelles sont les épreuves du Concours de Secrétaire Administratif
4. Comment sont recrutés, formés et titularisés les Secrétaires Administratifs

Quel que soit le concours auquel vous souhaitez participer, il faut remplir certaines conditions pour intégrer la fonction publique :

• être de nationalité française ou européenne,
• jouir de ses droits civiques,
• ne pas avoir subi de condamnation incompatible avec les fonctions visées,
• être en règle au regard du service national (JAPD, JDC),
• être physiquement apte à exercer les fonctions visées.

Ensuite, des conditions supplémentaires s’ajoutent pour chaque concours :

• pour le concours externe, il faut être titulaire d’un BAC ou d’un titre/diplôme équivalent,

• pour le concours interne, il faut être fonctionnaire, agent public ou agent en fonction dans une organisation internationale et compter au moins 4 années de services publics au 1er janvier de l’année du concours,

• pour le troisième concours, les candidats doivent avoir cumulé au moins 4 années d’activité professionnelle, OU d’un ou de plusieurs mandats de membre d’une activité élue d’une collectivité territoriale, OU d’une ou de plusieurs activités de responsable d’une association.

Le concours de secrétaire administratif est un concours organisé par les rectorats d’académie ou par le ministère de l’Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports pour différents ministères et administrations :

• le ministère de l’Agriculture et de l’alimentation,
• le ministère des Armées,
• le ministère de la Culture,
• le ministère de l’Économie et des finances, de l’action et des comptes publics,
• le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation,
• le ministère de l’Intérieur,
• le ministère de la Justice,
• le ministère des Solidarités et de la santé,
• le ministère de la Transition écologique et solidaire,
• le ministère du Travail,
• la Caisse des dépôts et consignation,
• le Conseil d’État.

Pour s’inscrire, il suffit de se rendre sur le site de l’Éducation nationale et de sélectionner le concours de secrétaire administratif. Le candidat doit ensuite se créer un compte et sélectionner l’académie dans laquelle il souhaite participer.

Comme il s’agit d’un concours interministériel, le candidat devra classer les différents ministères par ordre de préférence.

Avant de s’inscrire, il est important d’être bien renseigné, car la zone d’affectation varie en fonction des administrations. Par exemple, les postes offerts par le ministère de l’Éducation nationale se situeront obligatoirement dans le ressort géographique de l’académie d’inscription.

En revanche, les autres postes des différentes administrations peuvent permettre une affectation dans la région administrative d’inscription ou même sur l’ensemble du territoire.

À noter : il est inutile de s’inscrire dans plusieurs académies, car les épreuves ont lieu le même jour et à la même heure dans tout le pays.

Si un candidat ne peut pas s’inscrire sur internet, il devra envoyer une demande écrite au service académique chargé des inscriptions pour obtenir un dossier imprimé d’inscription. Il devra ensuite le compléter et le renvoyer au même service avant la fin de la période d’inscription, le cachet de la poste faisant foi.

Le concours externe et le concours interne sont composés d’une phase d’admissibilité et d’une phase d’admission. Le 3ème concours, quant à lui, ne comporte qu’une épreuve d’admission.

À noter : une note inférieure ou égale à 5/20 à l’une des épreuves est éliminatoire.

La phase d’admissibilité compte deux épreuves pour le concours externe et une pour le concours interne :

• Cas pratique (durée 3h – coef.3) : il s’agit d’une mise en situation de travail. À partir d’un dossier documentaire en lien avec les politiques publiques (de 20 pages maximum) et de la présentation détaillée des attentes du jury, le candidat doit répondre à plusieurs questions. L’épreuve de cas pratique est commune aux deux concours (externe et interne).

• Série de questions (durée 3h – coef.2) : le candidat doit répondre à une série de 6 à 9 questions d’ordre général ou en lien avec l’option qu’il aura choisie lors de son inscription. Les quatre options possibles sont :
  – comptabilité et finance,
  – enjeux de la France contemporaine et l’Union européenne,
  – problèmes économiques et sociaux,
  – gestion des ressources humaines dans les organisations.
  Seuls les candidats au concours externe passent cette épreuve.

Les candidats qui ont réussi les épreuves d’admissibilité sont ensuite convoqués pour les épreuves orales d’admission.

Pour les trois concours, l’épreuve d’admission consiste en un entretien avec le jury (durée 25min, dont 10min maximum d’exposé – coef.4) qui vise à apprécier les connaissances, la motivation et le potentiel des candidats.

En fonction du concours, les modalités de l’épreuve changent :

• Pour le concours externe, le candidat dispose d’un texte court en lien avec un sujet de société (sur une politique publique ou le rôle des administrations) et doit répondre à 1 ou 2 questions sous forme d’exposé, avant d’échanger avec le jury. Pendant cet échange, le jury dispose d’une fiche de renseignements que le candidat aura complétée et envoyée avant le début de la phase d’admission.

• Pour le concours interne et le 3ème concours, l’entretien débute par un exposé du candidat sur son expérience professionnelle. Le jury dispose du dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP) que le candidat aura rempli et envoyé avant le début des épreuves d’admission. Après l’exposé, le jury peut interroger le candidat sur ses connaissances générales, sur son parcours ou sur sa personnalité.

À la fin des épreuves, deux classements sont établis par le jury : une liste principale et une liste complémentaire.

Les candidats déclarés admis (sur liste principale) sont certains de se voir proposer un poste, tandis que ceux qui sont sur liste complémentaire ne seront contactés que s’il y a des postes vacants.

Les candidats reçoivent leur affectation en fonction de leur classement et des vœux qu’ils ont exprimés lors de leur inscription, c’est-à-dire que les mieux classés ont plus de chances d’obtenir l’affectation qu’ils désirent.

À noter : si un lauréat refuse le poste qui lui est proposé, aucun autre poste ne lui sera proposé et il devra repasser le concours.

Les lauréats intègrent ensuite leur poste d’affectation et sont nommés secrétaires administratifs stagiaires pendant un an.

À l’issue de cette année de stage, ils sont généralement titularisés, mais l’autorité peut aussi choisir de prolonger le stage pendant un an maximum.